Giao việc cho ChatGPT Work như giao việc cho một chuyên viên mới

37

12/07/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – “Hãy làm báo cáo tháng” là một câu giao việc rất phổ biến. Tuy nhiên, câu lệnh này chưa cho ChatGPT biết báo cáo phục vụ ai, sử dụng nguồn nào, phản ánh kỳ nào, cần tạo sản phẩm gì, ai kiểm tra và nội dung nào AI không được tự suy luận.

Khi nhận một yêu cầu thiếu bối cảnh, AI vẫn có thể tạo ra văn bản trôi chảy. Chính sự trôi chảy đó dễ tạo cảm giác rằng sản phẩm đã hoàn chỉnh, mặc dù số liệu có thể chưa truy nguyên được, phạm vi báo cáo chưa rõ hoặc phần nhận định đã vượt quá dữ liệu được cung cấp.

Giao việc chuyên nghiệp cho ChatGPT Work không có nghĩa là viết một câu lệnh thật dài. Điều quan trọng là chuyển yêu cầu thành một bản giao nhiệm vụ có cấu trúc, giống như khi cơ quan giao việc cho một chuyên viên mới: phải nói rõ mục tiêu, người sử dụng, nguồn được phép dùng, quy trình thực hiện, đầu ra, tiêu chí chất lượng, giới hạn và người chịu trách nhiệm kiểm tra.

Bài viết hướng dẫn từng bước chuyển câu “hãy làm báo cáo tháng” thành một yêu cầu có thể sử dụng lại trong công việc hành chính. Người đọc cũng nhận được mẫu lệnh hoàn chỉnh, bảng so sánh trước và sau chuẩn hóa, bộ câu lệnh sửa lỗi và checklist nghiệm thu.

1. Tình huống thực tế: vì sao “hãy làm báo cáo tháng” chưa phải là một bản giao việc?

Một chuyên viên được giao tổng hợp báo cáo công tác tháng từ báo cáo của các bộ phận. Do muốn xử lý nhanh, chuyên viên tải các tệp lên và nhập: “Hãy làm báo cáo tháng”.

Yêu cầu này mới chỉ nêu tên một loại sản phẩm. Nó chưa xác định tháng báo cáo, cơ quan sử dụng, mục đích báo cáo, phạm vi nội dung, mẫu phải tuân theo, danh sách nguồn hợp lệ, cách xử lý số liệu mâu thuẫn hoặc người có trách nhiệm nghiệm thu.

AI có thể tự lựa chọn một cấu trúc quen thuộc, đặt các đề mục như kết quả, tồn tại, nguyên nhân và nhiệm vụ tháng tới. Tuy nhiên, nếu nguồn chưa có phần nguyên nhân, AI có thể suy diễn. Nếu các đơn vị dùng đơn vị tính khác nhau, AI có thể tổng hợp sai. Nếu chưa có chỉ đạo về nhiệm vụ tháng sau, AI có thể tạo ra các khuyến nghị không thuộc nguồn.

Vì vậy, vấn đề không nằm ở khả năng viết của AI. Vấn đề nằm ở chất lượng giao việc và cơ chế kiểm soát đầu ra.

2. Kết quả người đọc sẽ hoàn thành

Sau khi áp dụng hướng dẫn, người đọc có thể tạo một bản giao việc dùng lại cho báo cáo tháng và điều chỉnh cho các nhiệm vụ hành chính khác như chuẩn bị cuộc họp, tổng hợp ý kiến, lập chương trình công tác hoặc xây bảng theo dõi nhiệm vụ.

Bản giao việc hoàn chỉnh phải trả lời được những câu hỏi căn bản: AI đang hỗ trợ ai; mục tiêu cuối là gì; nguồn nào được phép dùng; điều gì còn thiếu; AI phải thực hiện theo trình tự nào; đầu ra gồm những gì; tiêu chí nào dùng để nghiệm thu; AI không được làm gì; và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Sản phẩm của bài không phải một “câu thần chú” bảo đảm AI luôn đúng. Đây là biểu mẫu quản trị nhiệm vụ, giúp giảm sự mơ hồ và tạo điều kiện để con người kiểm tra sản phẩm theo nguồn.

3. Căn cứ và phạm vi áp dụng

Mẫu giao việc trong bài phù hợp với nhiệm vụ hỗ trợ nội bộ có đầu vào xác định, chẳng hạn tổng hợp báo cáo, phân loại tài liệu, chuẩn bị nội dung họp, so sánh phương án và tạo dự thảo. Mẫu cần được điều chỉnh theo quy chế, quy trình chuyên môn, phân quyền dữ liệu và mẫu văn bản của từng cơ quan.

Trong môi trường hành chính công, AI chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Việc thẩm định, xác nhận số liệu, xác định thẩm quyền, quyết định nội dung, ký và phát hành phải do cá nhân hoặc cơ quan có trách nhiệm thực hiện. Đây cũng là nguyên tắc xuyên suốt của hệ sinh thái nội dung AIHanhChinhCong.vn.

Hướng dẫn chính thức về xây dựng câu lệnh cho ChatGPT cũng nhấn mạnh việc cung cấp yêu cầu rõ ràng, đủ bối cảnh, mô tả đầu ra mong muốn và cải tiến yêu cầu theo vòng lặp. Với nhiệm vụ phức tạp, nên chia thành các bước tập trung thay vì yêu cầu hệ thống hoàn thành mọi việc trong một lần.

4. Giao việc cho AI giống và khác giao việc cho chuyên viên mới như thế nào?

Điểm giống nhau là cả chuyên viên mới và AI đều cần biết bối cảnh, mục tiêu, tài liệu, sản phẩm mong đợi và tiêu chuẩn hoàn thành. Câu “hãy làm báo cáo tháng” có thể đủ với người đã thực hiện công việc nhiều năm và hiểu mọi quy ước ngầm, nhưng không đủ với một người hoặc một hệ thống chưa có đầy đủ bối cảnh.

Điểm khác nhau là AI có thể tạo nội dung hợp lý về mặt ngôn ngữ ngay cả khi dữ liệu thiếu. Vì vậy, bản giao việc cho AI phải quy định rõ cách phản ứng khi thiếu thông tin: không tự điền, không ước tính, không tự tìm căn cứ ngoài phạm vi và phải đánh dấu nội dung cần con người xác minh.

Nguyên tắc cốt lõi: Không chỉ nói cho AI biết phải làm gì; phải nói rõ AI được dùng nguồn nào, phải dừng ở đâu và sản phẩm sẽ được ai kiểm tra.

Ngoài ra, không nên giao vai trò “hãy là người có thẩm quyền quyết định”. Có thể yêu cầu AI hỗ trợ dưới góc nhìn chuyên môn, nhưng không được biến vai trò mô phỏng thành thẩm quyền thật.

5. Chín thành phần tối thiểu của một bản giao việc chuyên nghiệp

Một bản giao việc có thể chi tiết hơn tùy tính chất nhiệm vụ. Tuy nhiên, với công việc hành chính, nên có ít nhất chín thành phần sau:

1. Tên nhiệm vụ: xác định công việc cần hoàn thành.
2. Vai trò hỗ trợ: mô tả năng lực AI cần vận dụng nhưng không gán thẩm quyền.
3. Mục tiêu: nêu kết quả cuối cùng cần đạt.
4. Cơ quan và người sử dụng: xác định đối tượng dùng sản phẩm và bối cảnh sử dụng.
5. Nguồn được phép sử dụng: liệt kê tệp, biểu mẫu, quy trình hoặc dữ liệu hợp lệ.
6. Quy trình thực hiện: quy định thứ tự đọc nguồn, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra.
7. Sản phẩm đầu ra: nêu rõ số lượng, cấu trúc và định dạng bàn giao.
8. Tiêu chí chất lượng: mô tả điều kiện để sản phẩm được coi là đạt.
9. Giới hạn và trách nhiệm: xác định việc AI không được làm và người phải kiểm tra.

Chín thành phần này tạo thành bộ khung tối thiểu. Đối với công việc có rủi ro cao, nên bổ sung kiểm tra thẩm quyền, yêu cầu bảo vệ dữ liệu, cổng phê duyệt và báo cáo lỗi trước khi bàn giao.

Một yêu cầu tốt phải giúp AI hiểu việc cần làm, nguồn được dùng và điểm phải dừng để con người kiểm tra

6. Chuẩn bị đầu vào cho tình huống báo cáo tháng

Trước khi viết mẫu lệnh, chuyên viên phải xác định bộ đầu vào thực tế. Đối với báo cáo tháng, nguồn có thể gồm văn bản giao nhiệm vụ, đề cương báo cáo, báo cáo của các bộ phận, bảng số liệu, chương trình công tác và kết luận chỉ đạo liên quan.

Mỗi nguồn nên được ghi rõ tên tệp, kỳ dữ liệu, phiên bản, trạng thái xác minh và người phụ trách. Nếu hai báo cáo có số liệu khác nhau, chuyên viên không nên yêu cầu AI “tự chọn số đúng”. Yêu cầu phù hợp là lập bảng mâu thuẫn và chuyển người phụ trách xác minh.

Trước khi tải tệp, cần loại bỏ dữ liệu cá nhân hoặc thông tin không cần thiết. Việc một nền tảng có khả năng đọc tệp không đồng nghĩa mọi tài liệu công vụ đều được phép đưa vào hệ thống. Quyền truy cập, cấu hình tài khoản và quy định của cơ quan vẫn là điều kiện bắt buộc.

Checklist chuẩn bị đầu vào:

• ☐ Đã xác định đúng tháng và khoảng thời gian báo cáo.
• ☐ Đã có đề cương hoặc mẫu báo cáo cần tuân theo.
• ☐ Đã lập danh sách đầy đủ các đơn vị cung cấp dữ liệu.
• ☐ Đã xác định tệp nào là nguồn chính và tệp nào chỉ để tham khảo.
• ☐ Đã kiểm tra phiên bản, ngày cập nhật và kỳ số liệu.
• ☐ Đã loại bỏ dữ liệu không cần thiết hoặc thông tin nhận dạng.
• ☐ Đã xác định người kiểm tra số liệu.
• ☐ Đã xác định người duyệt nội dung.
• ☐ Đã quy định cách xử lý nguồn thiếu hoặc mâu thuẫn.
• ☐ Đã tách hành động ký, gửi và phát hành khỏi phạm vi của AI.

7. So sánh yêu cầu trước và sau khi chuẩn hóa

Bảng dưới đây cho thấy khoảng cách giữa một lời nhắc ngắn và một bản giao việc có thể kiểm tra.

Sau chuẩn hóa, AI không chỉ biết phải tạo báo cáo. Hệ thống còn biết nguồn nào được dùng, việc nào phải dừng, sản phẩm trung gian nào cần bàn giao và nội dung nào chưa được phép kết luận.

8. Mẫu giao việc dùng lại cho công việc hành chính

Thay toàn bộ nội dung trong dấu ngoặc vuông bằng dữ liệu thực tế. Nếu một trường chưa có thông tin, không nên xóa trường đó; hãy ghi “chưa xác định” để AI đưa vào danh sách cần bổ sung.

TÊN NHIỆM VỤ
[Tên công việc hành chính cần hoàn thành]

1. VAI TRÒ HỖ TRỢ
Hãy hỗ trợ tôi với vai trò chuyên gia về [lĩnh vực], có khả năng đọc,
phân loại và tổng hợp tài liệu. Vai trò của bạn chỉ là hỗ trợ phân tích
và tạo dự thảo; không phải chủ thể thẩm định, quyết định hoặc phê duyệt.

2. MỤC TIÊU
Kết quả cuối cùng cần hoàn thành là:
[mô tả sản phẩm cụ thể và mục đích sử dụng].

3. CƠ QUAN VÀ NGƯỜI SỬ DỤNG
Cơ quan/đơn vị sử dụng: [tên cơ quan hoặc đơn vị].
Người sử dụng kết quả: [vai trò/chức danh].
Bối cảnh sử dụng: [họp, báo cáo, tham mưu, trình xem xét...].
Kỳ hoặc thời gian áp dụng: [thời gian].

4. NGUỒN ĐƯỢC PHÉP SỬ DỤNG
Chỉ sử dụng các nguồn sau:
- [tệp 1 và vai trò của tệp];
- [tệp 2 và vai trò của tệp];
- [bảng dữ liệu];
- [mẫu đầu ra];
- [quy trình hoặc văn bản đã được cơ quan xác định].

Không tự tìm hoặc tự bổ sung văn bản, số liệu, căn cứ, thời hạn,
cơ quan, chức danh hay thông tin ngoài danh sách trên.
Mỗi số liệu và nhận định quan trọng phải ghi rõ tệp, mục, bảng,
trang, đoạn hoặc vị trí nguồn tương ứng.

5. KIỂM TRA ĐẦU VÀO
Trước khi thực hiện:
- lập danh mục nguồn đã nhận;
- xác định nguồn còn thiếu;
- phát hiện dữ liệu trùng hoặc mâu thuẫn;
- đánh dấu tài liệu không rõ phiên bản;
- nêu câu hỏi cần con người xác minh.

Không tự giải quyết mâu thuẫn bằng suy đoán.

6. KIỂM TRA THẨM QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM
Hãy tách rõ:
- phần AI được hỗ trợ;
- phần chuyên viên phải kiểm tra;
- phần cần ý kiến chuyên môn;
- phần người có thẩm quyền xem xét hoặc quyết định;
- phần phải thực hiện trên phần mềm nghiệp vụ.

Nếu nguồn chưa đủ để xác định thẩm quyền, ghi:
“CHƯA ĐỦ CĂN CỨ – CẦN CON NGƯỜI XÁC MINH”.

7. QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Giai đoạn 1: Đọc, phân loại và tóm tắt cách hiểu nhiệm vụ.
Giai đoạn 2: Lập danh sách thông tin thiếu hoặc mâu thuẫn.
Giai đoạn 3: Đề xuất kế hoạch thực hiện và các cổng phê duyệt.
Giai đoạn 4: Chờ tôi duyệt kế hoạch.
Giai đoạn 5: Thực hiện từng sản phẩm trung gian.
Giai đoạn 6: Tự kiểm tra đầu ra theo tiêu chí nghiệm thu.

Không tạo sản phẩm cuối trước khi kế hoạch được duyệt.

8. SẢN PHẨM ĐẦU RA
Bàn giao:
- [sản phẩm 1];
- [sản phẩm 2];
- [sản phẩm 3].

Định dạng: [bảng/báo cáo/Word/Excel/PowerPoint].
Cấu trúc: [mô tả đề mục hoặc mẫu phải tuân theo].
Độ dài: [nếu có].
Ngôn ngữ và giọng điệu: [hành chính, rõ ràng, trung lập...].

9. TIÊU CHÍ CHẤT LƯỢNG
Sản phẩm phải:
- đúng nguồn;
- đúng phạm vi;
- đúng đối tượng sử dụng;
- đầy đủ theo yêu cầu;
- nhất quán giữa nội dung và phụ lục;
- truy nguyên được;
- đánh dấu phần chưa đủ căn cứ;
- không làm lộ dữ liệu;
- chỉ rõ người cần kiểm tra.

10. GIỚI HẠN
Không được:
- tự tạo số liệu, căn cứ hoặc sự kiện;
- tự dùng nguồn ngoài phạm vi;
- suy luận dữ liệu cá nhân;
- tự xác định thẩm quyền khi chưa đủ nguồn;
- tự thay đổi nội dung chỉ đạo;
- tự quyết định, ký, gửi, công bố hoặc phát hành;
- tự xác nhận công việc đã hoàn thành;
- thay đổi hoặc xóa tệp nguồn.

11. KIỂM TRA TRƯỚC KHI BÀN GIAO
Hãy đối chiếu yêu cầu với đầu ra và liệt kê:
- nội dung đã hoàn thành;
- nội dung chưa hoàn thành;
- lỗi đã phát hiện và đã sửa;
- số liệu hoặc nhận định chưa truy nguyên được;
- thông tin cần bổ sung;
- phần cần chuyên viên kiểm tra;
- phần cần người có trách nhiệm xem xét.

Mẫu này dài hơn một câu hỏi thông thường vì nó đóng vai trò như phiếu giao việc. Tuy nhiên, người dùng không nhất thiết phải điền lại từ đầu mỗi lần. Cơ quan có thể xây mẫu dùng chung, sau đó thay tên nhiệm vụ, nguồn, kỳ báo cáo, sản phẩm và người kiểm tra.

9. Mẫu đã điền cho yêu cầu “hãy làm báo cáo tháng”

Dưới đây là phiên bản rút gọn đã điền để minh họa cách biến một câu mơ hồ thành nhiệm vụ có thể thực hiện.

TÊN NHIỆM VỤ
Hỗ trợ tổng hợp dự thảo báo cáo công tác tháng 6/2026.

MỤC TIÊU
Tạo dự thảo báo cáo phục vụ cuộc họp giao ban đầu tháng 7/2026,
giúp lãnh đạo nắm kết quả, nhiệm vụ chưa hoàn thành, vấn đề cần xác minh
và nhiệm vụ tháng tiếp theo đã có căn cứ trong nguồn.

NGƯỜI SỬ DỤNG
Người chuẩn bị: chuyên viên tổng hợp.
Người kiểm tra: trưởng bộ phận.
Người xem xét nội dung cuối: người có trách nhiệm theo phân công của đơn vị.

NGUỒN ĐƯỢC PHÉP
1. Đề cương báo cáo tháng do đơn vị cung cấp.
2. Báo cáo tháng 6/2026 của các bộ phận A, B và C.
3. Bảng theo dõi nhiệm vụ cập nhật đến ngày 30/6/2026.
4. Chương trình công tác tháng 6 và tháng 7/2026.
5. Mẫu báo cáo đã được cung cấp.

Không tìm thêm căn cứ bên ngoài. Không dùng số liệu của tháng khác để thay
cho dữ liệu còn thiếu.

QUY TRÌNH
Trước tiên, lập bảng danh mục nguồn và chỉ ra:
- báo cáo nào còn thiếu;
- số liệu nào mâu thuẫn;
- nhiệm vụ nào chưa có bằng chứng hoàn thành;
- nội dung nào chưa đủ căn cứ viết nhận định.

Sau đó đề xuất kế hoạch tổng hợp và chờ tôi duyệt.
Chưa viết báo cáo hoàn chỉnh ở bước đầu.

ĐẦU RA
1. Bảng nguồn và trạng thái kiểm tra.
2. Bảng số liệu hoặc nội dung mâu thuẫn.
3. Dự thảo báo cáo theo đúng đề cương.
4. Danh sách nội dung cần người phụ trách xác minh.
5. Checklist nghiệm thu.

GIỚI HẠN
Không tự tạo số liệu, nguyên nhân, kết quả hoặc nhiệm vụ mới.
Không tự xác nhận nhiệm vụ đã hoàn thành.
Không tự kết luận trách nhiệm của cá nhân hoặc đơn vị.
Không tự gửi hoặc phát hành báo cáo.

Điểm quan trọng của bản đã điền không nằm ở độ dài. Giá trị của nó nằm ở việc chuyển các giả định ngầm thành yêu cầu có thể kiểm tra.

10. Quy trình sử dụng mẫu lệnh theo từng bước

Bước 1 — Điền mục tiêu và người sử dụng. Người giao việc cần mô tả sản phẩm sẽ được dùng trong bối cảnh nào. Báo cáo để lưu hành nội bộ khác với bản trình cuộc họp hoặc bản phục vụ công bố thông tin.

Bước 2 — Khóa phạm vi nguồn. Liệt kê từng tệp và vai trò của nó. Không dùng câu “hãy tự tìm mọi căn cứ cần thiết”, vì yêu cầu này mở rộng phạm vi ngoài khả năng kiểm soát của người giao việc.

Bước 3 — Yêu cầu AI kiểm kê đầu vào. Trước khi viết, AI phải cho biết đã nhận những gì, thiếu những gì và có mâu thuẫn nào. Đây là bước giúp phát hiện sớm lỗi nguồn.

Bước 4 — Duyệt kế hoạch. Kiểm tra cách AI hiểu nhiệm vụ, cấu trúc dự kiến và các điểm cần xác minh. Nếu hiểu sai, sửa ở giai đoạn kế hoạch sẽ an toàn hơn sửa toàn bộ báo cáo sau khi đã hoàn thành.

Bước 5 — Tạo sản phẩm trung gian. Nên yêu cầu bảng nguồn, bảng số liệu và danh sách mâu thuẫn trước. Chỉ cho phép viết dự thảo khi dữ liệu nền đã được kiểm tra.

Bước 6 — Nghiệm thu và chuyển người có trách nhiệm. AI có thể tự đối chiếu hình thức đầu ra với yêu cầu, nhưng chuyên viên vẫn phải kiểm tra nguồn, số liệu và nhận định. Người có trách nhiệm quyết định việc trình, ký hoặc phát hành.

11. Lỗi thường gặp khi giao việc và cách sửa

Các lỗi trên có thể xuất hiện đồng thời. Một yêu cầu vừa ngắn, vừa mở nguồn, vừa không có cổng duyệt sẽ tạo rủi ro lớn hơn nhiều so với một lỗi đơn lẻ.

12. Bộ câu lệnh sửa lỗi có thể sao chép

Khi AI đã tạo đầu ra nhưng sử dụng nguồn ngoài phạm vi, dùng câu lệnh:

Dừng bổ sung nội dung. Hãy lập bảng toàn bộ nguồn đã sử dụng.
Giữ lại nội dung có trong danh sách nguồn được phép.
Mọi nội dung không truy nguyên được phải xóa hoặc đánh dấu
“CHƯA ĐỦ CĂN CỨ – CẦN CON NGƯỜI XÁC MINH”.

Khi AI tự tạo số liệu, nguyên nhân hoặc nhiệm vụ tháng sau, dùng câu lệnh:

Kiểm tra lại từng số liệu, nguyên nhân và nhiệm vụ trong dự thảo.
Với mỗi nội dung, ghi rõ tệp và vị trí nguồn.
Không có nguồn thì không được khẳng định; chuyển nội dung đó sang
danh sách cần xác minh.

Khi AI tự gán trách nhiệm hoặc thẩm quyền, dùng câu lệnh:

Không suy luận trách nhiệm hoặc thẩm quyền từ tên đơn vị hay chức danh.
Hãy tách nội dung thành:
1. dữ kiện có nguồn;
2. nhận định dự thảo;
3. nội dung cần người có trách nhiệm xác minh.

Khi AI bỏ sót sản phẩm, dùng câu lệnh:

Đối chiếu bản giao việc với toàn bộ đầu ra.
Tạo bảng: yêu cầu | sản phẩm tương ứng | trạng thái | nội dung còn thiếu.
Chưa sửa nội dung khác trước khi hoàn thành bảng đối chiếu.

13. Checklist nghiệm thu bản giao việc và sản phẩm AI

Trước khi gửi mẫu lệnh, người giao việc nên kiểm tra bản thân yêu cầu. Sau khi AI bàn giao, cần tiếp tục nghiệm thu sản phẩm theo tám tiêu chí chung.

Checklist bản giao việc

• ☐ Có tên nhiệm vụ cụ thể.
• ☐ Có vai trò hỗ trợ nhưng không gán thẩm quyền cho AI.
• ☐ Có mục tiêu và mục đích sử dụng.
• ☐ Có cơ quan, người sử dụng và kỳ thực hiện.
• ☐ Có danh sách nguồn được phép.
• ☐ Có quy trình và ít nhất một cổng phê duyệt.
• ☐ Có danh mục sản phẩm đầu ra.
• ☐ Có tiêu chí chất lượng.
• ☐ Có giới hạn và trách nhiệm kiểm tra.
• ☐ Có quy tắc xử lý thông tin thiếu hoặc mâu thuẫn.

Checklist nghiệm thu đầu ra

• ☐ Đúng nguồn: không xuất hiện căn cứ hoặc dữ liệu ngoài phạm vi.
• ☐ Đúng thẩm quyền: AI không tự gán người quyết định, ký hoặc phê duyệt.
• ☐ Đúng đối tượng: nội dung phù hợp với cơ quan và người sử dụng.
• ☐ Đầy đủ: có đủ sản phẩm đã giao.
• ☐ Nhất quán: số liệu, thời gian và tên nhiệm vụ thống nhất.
• ☐ Truy nguyên được: nhận định quan trọng có vị trí nguồn.
• ☐ An toàn dữ liệu: không còn thông tin không cần thiết hoặc chưa được phép.
• ☐ Có người chịu trách nhiệm: xác định rõ người kiểm tra và người xem xét cuối.

Nếu một tiêu chí quan trọng chưa đạt, sản phẩm chưa nên được dùng để trình, ký hoặc phát hành. Văn phong tốt không thể bù cho lỗi nguồn, sai số liệu hoặc vượt thẩm quyền.

14. Nhiệm vụ thực hành 15 phút

Hãy chọn một yêu cầu mà đơn vị đang sử dụng, chẳng hạn “làm báo cáo”, “soạn công văn”, “tổng hợp ý kiến” hoặc “chuẩn bị họp”. Viết lại yêu cầu đó thành bản giao việc có ít nhất chín thành phần.

Trong năm phút đầu, xác định mục tiêu, người sử dụng và đầu ra. Trong năm phút tiếp theo, lập danh sách nguồn, quy trình và cổng phê duyệt. Năm phút cuối dùng để bổ sung tiêu chí chất lượng, giới hạn và người chịu trách nhiệm.

Sau khi hoàn thành, hãy tự hỏi: nếu giao bản này cho một chuyên viên mới chưa biết các quy ước ngầm của đơn vị, họ có hiểu cần làm gì, dùng nguồn nào, bàn giao sản phẩm gì và phải xin ý kiến ở đâu hay không? Nếu câu trả lời là “có”, bản giao việc đã đạt mức cơ bản.

Nếu cơ quan cần chuẩn hóa mẫu giao việc cho nhiều nghiệp vụ, AI Hành chính công luôn đồng hành xây dựng bộ biểu mẫu theo từng nhóm công việc, gắn với nguồn dữ liệu, cổng kiểm soát và trách nhiệm của từng vai trò.

Giao việc cho ChatGPT Work hiệu quả không bắt đầu từ việc tìm một câu lệnh thật thông minh. Nó bắt đầu từ cách mô tả công việc rõ ràng và có trách nhiệm.

Một bản giao việc tốt phải biến yêu cầu mơ hồ thành nhiệm vụ có mục tiêu, nguồn, người sử dụng, quy trình, sản phẩm, tiêu chí, giới hạn và người kiểm tra. Đặc biệt, không nên yêu cầu AI “tự tìm mọi căn cứ cần thiết”. Người giao việc phải xác định nguồn được phép và yêu cầu AI công khai phần thiếu, phần mâu thuẫn hoặc phần chưa đủ căn cứ.

Khi cấu trúc giao việc được chuẩn hóa, AI trở thành công cụ hỗ trợ có thể kiểm tra. Ngược lại, nếu đầu vào vẫn mơ hồ, một đầu ra trôi chảy có thể che giấu nhiều lỗi quan trọng. Vì vậy, trong hành chính công, chất lượng của sản phẩm AI trước hết phản ánh chất lượng của bản giao nhiệm vụ và cơ chế nghiệm thu của con người.

TS. Nguyễn Trung Hòa