Vì sao mỗi cơ quan khối hành chính công nên có một Sổ tay pháp luật AI trên NotebookLM?

34

21/06/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Sau ngày 1/7/2025, bộ máy hành chính Việt Nam bước vào một giai đoạn vận hành mới với chính quyền địa phương 2 cấp, không còn cấp huyện, cùng quá trình sắp xếp, hợp nhất nhiều cơ quan, bộ ngành và điều chỉnh mạnh mẽ chức năng, nhiệm vụ. Trong bối cảnh đó, yêu cầu tham mưu, xử lý hồ sơ, ban hành văn bản và trả lời người dân, doanh nghiệp không chỉ nhanh hơn mà còn phải chính xác hơn. Đây là lý do mỗi cơ quan khối hành chính công nên bắt đầu xây dựng một Sổ tay pháp luật AI trên NotebookLM như một công cụ hỗ trợ chuyên môn thường xuyên.

Sổ tay pháp luật AI không phải là một “luật sư máy”, càng không phải công cụ thay thế cán bộ, công chức, viên chức. Giá trị cốt lõi của nó nằm ở việc giúp con người làm việc với khối lượng văn bản lớn một cách có hệ thống hơn. Khi được thiết kế đúng, Sổ tay pháp luật AI có thể giúp cán bộ đọc nhanh văn bản, đối chiếu quy định, rà soát căn cứ pháp lý, phát hiện văn bản liên quan và chuẩn bị phương án tham mưu với mức độ thận trọng cao hơn.

Trong khu vực công, một quyết định hành chính không chỉ cần đúng về nội dung. Quyết định đó còn phải đúng thẩm quyền, đúng trình tự, đúng căn cứ và phù hợp với hệ thống văn bản đang có hiệu lực. Khi bối cảnh tổ chức bộ máy thay đổi nhanh, chỉ cần bỏ sót một nghị định, thông tư, nghị quyết chuyển tiếp hoặc văn bản phân định thẩm quyền, chất lượng tham mưu có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, vấn đề không còn là “có nên dùng AI hay không”, mà là “dùng AI như thế nào để tăng năng lực kiểm tra của con người”.

Bối cảnh mới sau 1/7/2025: văn bản pháp luật không chỉ nhiều hơn mà còn phức tạp hơn

Từ ngày 1/7/2025, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào vận hành, gồm cấp tỉnh và cấp xã. Cùng với đó là việc kết thúc hoạt động của cấp huyện, sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã và điều chỉnh lại nhiều đầu mối trong hệ thống quản lý nhà nước. Đây không chỉ là thay đổi về tên gọi cơ quan hay địa giới hành chính. Về bản chất, đó là sự thay đổi trong cách phân định thẩm quyền, quy trình xử lý công việc và trách nhiệm tham mưu giữa các cấp.

Khi cấp huyện không còn là một tầng trung gian, nhiều thủ tục, nhiệm vụ và dòng chảy hồ sơ phải được thiết kế lại. Một việc trước đây do cấp huyện tiếp nhận, thẩm định hoặc cho ý kiến có thể chuyển lên cấp tỉnh, phân quyền xuống cấp xã hoặc được quy định lại theo cơ chế mới. Điều này kéo theo nhu cầu rà soát đồng bộ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn, quy chế nội bộ, quy trình giải quyết thủ tục hành chính và cả các biểu mẫu nghiệp vụ.

Ở cấp bộ, ngành, việc sắp xếp, hợp nhất cũng tạo ra áp lực tương tự. Khi một bộ mới tiếp nhận chức năng từ nhiều đầu mối cũ, hệ thống văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và lĩnh vực quản lý chuyên ngành cần được rà soát lại. Một văn bản còn hiệu lực nhưng tên cơ quan, thẩm quyền ký, đầu mối xử lý hoặc quy trình phối hợp đã thay đổi sẽ đặt ra câu hỏi: áp dụng như thế nào cho đúng trong giai đoạn chuyển tiếp?

Chính điểm này làm cho công việc pháp chế, văn phòng, nội vụ, tư pháp, tài chính, đất đai, xây dựng, khoa học công nghệ, giáo dục, y tế, lao động, nông nghiệp, môi trường… trở nên nặng hơn. Cán bộ không chỉ đọc văn bản mới. Họ còn phải hiểu văn bản cũ trong quan hệ với mô hình mới. Đây là loại công việc đòi hỏi năng lực tổng hợp rất cao, trong khi thời gian xử lý hồ sơ ở khu vực công ngày càng bị rút ngắn.

Áp lực tham mưu trong khu vực công: nhanh là chưa đủ, phải đúng và kiểm chứng được

Trong môi trường hành chính công, tham mưu không phải là đưa ra một câu trả lời chung chung. Một ý kiến tham mưu tốt phải chỉ rõ căn cứ pháp lý, phạm vi áp dụng, điều kiện thực hiện, rủi ro pháp lý và phương án xử lý phù hợp. Đặc biệt, với những vấn đề liên quan đến thẩm quyền sau sắp xếp đơn vị hành chính, cán bộ phải kiểm tra nhiều lớp văn bản: luật, nghị quyết, nghị định, thông tư, quyết định của Thủ tướng, văn bản hướng dẫn của bộ ngành và văn bản chỉ đạo điều hành của địa phương.

Thực tế, phần lớn sai sót trong tham mưu không đến từ việc cán bộ không biết luật. Sai sót thường xuất hiện khi văn bản thay đổi quá nhanh, văn bản liên quan nằm rải rác ở nhiều nguồn, hoặc quy định mới đã sửa đổi một phần quy định cũ nhưng người xử lý chưa kịp cập nhật. Có những trường hợp chỉ một cụm từ như “cơ quan có thẩm quyền”, “Ủy ban nhân dân cấp huyện”, “phòng chuyên môn thuộc huyện” hoặc “sở quản lý chuyên ngành” cũng cần được hiểu lại trong bối cảnh mô hình tổ chức mới.

Vì vậy, nhu cầu cấp thiết của cơ quan hành chính không phải là một công cụ trả lời thay con người. Nhu cầu đúng hơn là một công cụ giúp cán bộ tập hợp tài liệu, truy vấn nhanh, so sánh văn bản, phát hiện điểm liên quan và nhắc lại nguồn gốc thông tin để cán bộ kiểm chứng. Đây chính là điểm phù hợp của NotebookLM nếu được dùng như một “Sổ tay pháp luật AI” theo từng lĩnh vực, từng đơn vị và từng nhóm nghiệp vụ.

Sổ tay pháp luật AI trên NotebookLM là gì?

Sổ tay pháp luật AI trên NotebookLM có thể hiểu là một bộ hồ sơ tri thức số được tổ chức theo từng chủ đề pháp lý, trong đó cơ quan đưa vào các văn bản đáng tin cậy như luật, nghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, quy chế, quy trình nội bộ, hướng dẫn nghiệp vụ và tài liệu giải đáp chính thức. Trên nền tảng đó, cán bộ có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để hệ thống hỗ trợ tóm tắt, so sánh, tìm căn cứ và gợi ý các điểm cần kiểm tra.

Điểm quan trọng của NotebookLM là cách tiếp cận dựa trên nguồn tài liệu do người dùng cung cấp. Thay vì hỏi một chatbot mở và nhận câu trả lời từ tri thức tổng quát, cán bộ có thể tạo từng notebook cho từng nhóm văn bản đã được lựa chọn. Ví dụ, một Sổ tay pháp luật AI về chính quyền địa phương 2 cấp có thể chứa Luật Tổ chức chính quyền địa phương, các nghị quyết sắp xếp đơn vị hành chính, văn bản phân cấp, phân quyền, hướng dẫn chuyển tiếp thủ tục hành chính và quy chế phối hợp của địa phương.

🔴 Xem thêm: 

1) Cách tạo trợ lý AI tra cứu và cập nhật văn bản pháp luật trên NotebookLM làm việc chuyên nghiệp

2) Hướng dẫn sử dụng Google NotebookLM trên di động: Giải pháp xử lý tài liệu cho công chức

Khi được tổ chức tốt, mỗi notebook trở thành một “ngăn tri thức chuyên đề”. Cán bộ làm nội vụ có một sổ tay về tổ chức bộ máy, biên chế, phân cấp. Cán bộ tư pháp có một sổ tay về kiểm tra văn bản và xử lý thủ tục hành chính. Cán bộ địa chính có một sổ tay về đất đai, quy hoạch, tài sản công. Văn phòng UBND có một sổ tay về thể thức văn bản, quy trình trình ký, lịch họp, quy chế làm việc và thẩm quyền ban hành.

Điều cần nhấn mạnh là Sổ tay pháp luật AI không tự động biến dữ liệu rời rạc thành quản trị tốt. Nó chỉ phát huy hiệu quả khi cơ quan có quy trình chọn nguồn, đặt tên tài liệu, phân loại lĩnh vực, cập nhật định kỳ và quy định rõ trách nhiệm kiểm chứng của người sử dụng. AI càng hữu ích khi dữ liệu đầu vào càng sạch, càng đúng và càng được tổ chức theo logic công vụ.

Sổ tay pháp luật AI giúp cơ quan hành chính công tổ chức, truy vấn và kiểm tra văn bản pháp luật nhanh hơn trong bối cảnh bộ máy và thẩm quyền thay đổi

Vì sao NotebookLM phù hợp với nhu cầu đọc và kiểm tra văn bản pháp luật?

NotebookLM phù hợp với nhu cầu của khu vực công trước hết vì nó hỗ trợ làm việc trên tập tài liệu xác định. Trong nghiệp vụ pháp lý, việc trả lời dựa trên nguồn nào quan trọng không kém nội dung câu trả lời. Một cán bộ không thể chỉ nói “AI cho rằng như vậy”. Cán bộ cần biết quy định đó nằm ở văn bản nào, điều khoản nào, trong ngữ cảnh nào và có còn phù hợp với văn bản mới hay không.

Với cách tổ chức theo notebook, mỗi nhóm cán bộ có thể xây dựng một không gian tài liệu riêng cho công việc của mình. Khi cần xử lý một hồ sơ, cán bộ có thể hỏi: “Những văn bản nào trong sổ tay này quy định về thẩm quyền của UBND cấp xã sau khi không còn cấp huyện?” hoặc “Quy trình này có điểm nào cần điều chỉnh nếu thẩm quyền trước đây thuộc UBND cấp huyện?”. Câu trả lời của AI lúc này không phải kết luận cuối cùng, mà là bản gợi mở để cán bộ đi thẳng đến phần cần đọc.

Giá trị lớn nhất nằm ở khả năng rút ngắn thời gian định vị thông tin. Thay vì mở hàng chục văn bản để tìm từng cụm từ, cán bộ có thể yêu cầu hệ thống tóm tắt các điểm liên quan, lập bảng so sánh hoặc liệt kê những nội dung cần kiểm tra tiếp. Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn sau sắp xếp bộ máy, khi nhiều cơ quan phải vừa vận hành công việc thường xuyên, vừa cập nhật hàng loạt văn bản chuyển tiếp.

Tuy nhiên, cần tránh một kỳ vọng sai: NotebookLM không phải công cụ phán quyết tính hợp pháp của văn bản. Nó không thay thế quy trình thẩm định, kiểm tra văn bản, xin ý kiến cơ quan chuyên môn hoặc trách nhiệm ký ban hành của người có thẩm quyền. Nó là công cụ tăng tốc đọc hiểu và hỗ trợ rà soát. Trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về cán bộ, lãnh đạo và quy trình pháp lý của cơ quan.

Ba giá trị thực tiễn: đọc nhanh hơn, kiểm tra tốt hơn, tránh bỏ sót hơn

Một Sổ tay pháp luật AI được thiết kế đúng có thể mang lại ba giá trị rất cụ thể cho cơ quan hành chính công. Đó là đọc nhanh hơn, kiểm tra tốt hơn và hạn chế bỏ sót văn bản liên quan. Đây không phải những giá trị “công nghệ” xa vời, mà là các nhu cầu nghiệp vụ xuất hiện hằng ngày ở văn phòng, phòng chuyên môn, sở ngành và UBND cấp xã.

Điểm đáng chú ý là các giá trị này không làm giảm vai trò của cán bộ. Ngược lại, chúng giúp cán bộ tập trung vào phần việc có giá trị cao hơn: đánh giá tính phù hợp, cân nhắc bối cảnh địa phương, nhận diện rủi ro, đề xuất phương án và chịu trách nhiệm trước quyết định tham mưu. AI xử lý phần nặng về đọc, lọc và gợi ý. Con người xử lý phần phán đoán, pháp lý và trách nhiệm công vụ.

Trong bối cảnh chính quyền địa phương 2 cấp, một ví dụ đơn giản là rà soát quy trình tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã. Nếu trước đây một số bước liên quan đến phòng chuyên môn cấp huyện, Sổ tay pháp luật AI có thể giúp cán bộ tìm nhanh các văn bản nói về phân định thẩm quyền sau khi kết thúc cấp huyện. Từ đó, nhóm chuyên môn có cơ sở lập danh mục quy trình cần sửa, biểu mẫu cần điều chỉnh và điểm cần xin hướng dẫn thêm.

Không thay thế con người: nguyên tắc sống còn khi dùng AI trong pháp luật hành chính

Trong lĩnh vực pháp luật hành chính, dùng AI mà không kiểm chứng là rủi ro. Một câu trả lời nghe có vẻ hợp lý nhưng thiếu căn cứ, nhầm hiệu lực văn bản hoặc hiểu sai thẩm quyền có thể dẫn đến hậu quả trong thực thi công vụ. Vì vậy, nguyên tắc đầu tiên khi xây dựng Sổ tay pháp luật AI là: AI chỉ hỗ trợ đọc và gợi ý, không thay thế kết luận pháp lý của con người.

Nguyên tắc này cần được thể hiện thành quy chế sử dụng trong từng cơ quan. Mỗi câu trả lời từ AI nên được xem như một bản nháp tham khảo. Cán bộ phải mở lại văn bản gốc, kiểm tra điều khoản, đối chiếu hiệu lực, xem văn bản sửa đổi, bổ sung và đánh giá tình huống cụ thể. Với những vấn đề phức tạp, nhạy cảm hoặc có tác động đến quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân, cơ quan vẫn cần xin ý kiến pháp chế, tư pháp hoặc cấp có thẩm quyền.

Một nguyên tắc khác là không đưa dữ liệu mật, dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc hồ sơ chưa được phép chia sẻ vào hệ thống nếu chưa có đánh giá về bảo mật, phân quyền và tuân thủ quy định nội bộ. Sổ tay pháp luật AI nên ưu tiên văn bản công khai, văn bản nội bộ đã được phép sử dụng, tài liệu nghiệp vụ được phân quyền rõ ràng và không chứa thông tin không cần thiết.

Dùng AI trong khu vực công phải đi cùng kỷ luật dữ liệu. Nếu tài liệu đưa vào sai, lỗi thời hoặc thiếu văn bản sửa đổi, AI có thể trả lời sai theo chính nguồn sai đó. Vì vậy, xây dựng Sổ tay pháp luật AI không chỉ là thao tác tải tài liệu lên NotebookLM. Đó là một quy trình quản trị tri thức: chọn đúng nguồn, cập nhật đúng thời điểm, loại bỏ bản cũ khi cần, ghi chú hiệu lực và phân công người phụ trách.

Cách tổ chức một Sổ tay pháp luật AI cho cơ quan hành chính công

Để Sổ tay pháp luật AI có thể sử dụng thực tế, cơ quan không nên bắt đầu bằng việc đưa tất cả văn bản vào một nơi. Cách làm hiệu quả hơn là chia theo nhóm nghiệp vụ. Mỗi notebook nên phục vụ một mục tiêu rõ ràng, có phạm vi đủ hẹp để AI trả lời tập trung và cán bộ dễ kiểm chứng.

Ví dụ, một UBND cấp xã sau sắp xếp có thể bắt đầu với các sổ tay theo nhóm công việc: tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; thủ tục hành chính cấp xã; đất đai, xây dựng, trật tự đô thị; tài chính, ngân sách, tài sản công; văn thư, lưu trữ, thể thức văn bản; tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo; chuyển đổi số và dữ liệu dân cư. Mỗi sổ tay chỉ nên chứa văn bản có liên quan trực tiếp đến nhóm nghiệp vụ đó.

Ở cấp sở, ngành, cấu trúc có thể chi tiết hơn. Một sở sau hợp nhất hoặc điều chỉnh chức năng có thể tạo sổ tay về chức năng nhiệm vụ mới, sổ tay về phân cấp cho cấp xã, sổ tay về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý, sổ tay về kiểm tra văn bản chuyên ngành và sổ tay về quy chế phối hợp với các cơ quan khác. Cách chia này giúp mỗi phòng chuyên môn chủ động quản lý tri thức của mình, đồng thời vẫn có khả năng phối hợp khi xử lý hồ sơ liên ngành.

Quy trình triển khai có thể bắt đầu bằng một nhóm văn bản nhỏ nhưng có giá trị cao. Trước hết, chọn một nghiệp vụ đang phát sinh nhiều câu hỏi. Sau đó, lập danh mục văn bản gốc, kiểm tra phiên bản mới nhất, đưa vào notebook, đặt câu hỏi thử nghiệm, đối chiếu câu trả lời với văn bản gốc và hoàn thiện bộ câu hỏi mẫu. Khi cán bộ thấy công cụ giúp họ tiết kiệm thời gian thật sự, việc mở rộng sang lĩnh vực khác sẽ thuận lợi hơn nhiều.

Bộ câu hỏi mẫu giúp cán bộ khai thác Sổ tay pháp luật AI hiệu quả

Một Sổ tay pháp luật AI chỉ hữu ích khi cán bộ biết đặt câu hỏi đúng. Câu hỏi càng cụ thể theo nghiệp vụ, câu trả lời càng có khả năng hỗ trợ xử lý công việc. Thay vì hỏi “quy định mới là gì”, cán bộ nên hỏi theo hướng: văn bản nào quy định, thẩm quyền nào thay đổi, điều kiện áp dụng ra sao, thủ tục nào cần điều chỉnh, điểm nào cần xin ý kiến thêm.

Dưới đây là một số câu hỏi mẫu có thể dùng trong các cơ quan hành chính công:

• “Tóm tắt các quy định liên quan đến thẩm quyền của UBND cấp xã trong các tài liệu đã nạp.”
• “Những nội dung nào trước đây nhắc đến cấp huyện và cần được rà soát lại trong bối cảnh chính quyền địa phương 2 cấp?”
• “Lập bảng các văn bản quy định về phân cấp, phân quyền trong nhóm tài liệu này.”
• “Chỉ ra các điều khoản liên quan đến trình tự ban hành văn bản nội bộ của cơ quan.”
• “Tìm các điểm có thể ảnh hưởng đến quy trình tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính.”
• “So sánh trách nhiệm của cấp tỉnh và cấp xã trong các văn bản đã nạp.”
• “Những nội dung nào cần kiểm tra thêm trước khi tham mưu lãnh đạo ký văn bản?”

Sau mỗi câu trả lời, cán bộ không nên dừng lại ở phần tóm tắt. Việc cần làm tiếp theo là mở lại đoạn nguồn, đọc toàn bộ điều khoản liên quan và ghi chú vào hồ sơ xử lý. Nếu câu trả lời của AI có vẻ thiếu căn cứ hoặc quá chung, cần đặt câu hỏi lại theo hướng hẹp hơn. Kỹ năng đặt câu hỏi, kiểm tra nguồn và phản biện câu trả lời sẽ trở thành một năng lực mới của cán bộ hành chính trong thời kỳ AI.

Từ sổ tay cá nhân đến kho tri thức của cơ quan

Ban đầu, Sổ tay pháp luật AI có thể xuất phát từ nhu cầu cá nhân của một cán bộ pháp chế, văn phòng hoặc chuyên viên tham mưu. Nhưng nếu chỉ dừng ở cá nhân, giá trị quản trị tri thức sẽ bị giới hạn. Mục tiêu lớn hơn là biến các notebook chuyên đề thành kho tri thức dùng chung có kiểm soát của cơ quan.

Khi cơ quan có kho tri thức dùng chung, cán bộ mới nhận nhiệm vụ sẽ không phải bắt đầu từ con số không. Người được luân chuyển sang lĩnh vực mới có thể nhanh chóng nắm các văn bản nền tảng. Lãnh đạo phòng có thể yêu cầu nhóm chuyên môn dùng chung một bộ nguồn, tránh tình trạng mỗi người lưu một phiên bản khác nhau. Văn phòng có thể chuẩn hóa bộ câu hỏi kiểm tra trước khi trình ký, giúp giảm lỗi hình thức và căn cứ.

Ở góc độ quản trị, đây là bước chuyển từ “tri thức nằm trong kinh nghiệm cá nhân” sang “tri thức được tổ chức thành tài sản số của cơ quan”. Trong bối cảnh sắp xếp bộ máy, luân chuyển nhân sự và thay đổi thẩm quyền, việc giữ lại tri thức tổ chức là rất quan trọng. Một Sổ tay pháp luật AI được cập nhật thường xuyên có thể trở thành lớp hỗ trợ mềm cho bộ máy mới vận hành ổn định hơn.

Tuy nhiên, kho tri thức dùng chung cần có quản trị. Cơ quan nên quy định ai được tạo notebook, ai được thêm nguồn, ai được kiểm tra định kỳ, phiên bản nào được coi là chính thức và cách xử lý khi văn bản hết hiệu lực. Nếu không có quy trình này, sổ tay có thể nhanh chóng trở thành nơi chứa tài liệu lẫn lộn, làm giảm niềm tin của người sử dụng.

Gợi ý mô hình triển khai thận trọng cho cơ quan nhà nước

Một mô hình triển khai thận trọng nên bắt đầu từ phạm vi nhỏ, rủi ro thấp và hiệu quả dễ thấy. Không nên khởi động bằng những hồ sơ nhạy cảm hoặc dữ liệu cá nhân. Thay vào đó, cơ quan có thể chọn một nhóm văn bản công khai về tổ chức bộ máy, phân cấp, thủ tục hành chính hoặc quy trình nội bộ đã được phép sử dụng.

Giai đoạn đầu nên có một tổ công tác nhỏ gồm cán bộ pháp chế hoặc tư pháp, văn phòng, công nghệ thông tin và đại diện phòng chuyên môn. Tổ này chịu trách nhiệm chọn nguồn, thử nghiệm câu hỏi, đánh giá độ hữu ích, xây dựng hướng dẫn sử dụng và xác định các giới hạn bắt buộc. Sau đó, cơ quan có thể tập huấn ngắn cho cán bộ theo tình huống thực tế: rà soát quy trình, kiểm tra căn cứ, chuẩn bị báo cáo hoặc soạn thảo phiếu trình.

AIHanhChinhCong.vn có thể đồng hành cùng các cơ quan, địa phương, sở ngành trong việc thiết kế cấu trúc Sổ tay pháp luật AI, xây dựng bộ câu hỏi nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình kiểm chứng và tập huấn kỹ năng sử dụng AI an toàn trong hành chính công. Điều quan trọng không phải là dùng công cụ thật nhiều, mà là dùng đúng điểm nghẽn công việc, đúng quy trình pháp lý và đúng trách nhiệm công vụ.

Về lâu dài, mỗi cơ quan có thể hình thành một hệ sinh thái sổ tay: sổ tay pháp luật, sổ tay quy trình, sổ tay truyền thông chính sách, sổ tay dữ liệu thủ tục hành chính và sổ tay hỏi đáp phục vụ người dân. Khi các sổ tay này được quản trị tốt, AI không còn là một xu hướng bên ngoài, mà trở thành năng lực làm việc hằng ngày của nền hành chính hiện đại.

Rủi ro cần quản trị khi đưa AI vào nghiệp vụ pháp luật

Dù có nhiều tiềm năng, Sổ tay pháp luật AI vẫn có những rủi ro cần nhìn thẳng. Rủi ro đầu tiên là nhầm lẫn giữa “câu trả lời nhanh” và “kết luận đúng”. AI có thể tóm tắt rất mạch lạc, nhưng nếu nguồn thiếu văn bản mới hoặc câu hỏi đặt chưa đủ rõ, câu trả lời vẫn có thể chưa phù hợp. Vì vậy, không nên dùng AI như một cấp thẩm định vô hình.

Rủi ro thứ hai là quản lý dữ liệu không chặt chẽ. Nếu cán bộ đưa vào các tài liệu chưa được phép chia sẻ, hồ sơ cá nhân, thông tin nội bộ nhạy cảm hoặc dữ liệu thuộc phạm vi bảo mật, cơ quan có thể phát sinh vấn đề về an toàn thông tin. Trước khi triển khai, cần có hướng dẫn rõ về loại tài liệu được phép đưa vào, loại tài liệu không được đưa vào và cách phân quyền sử dụng.

Rủi ro thứ ba là phụ thuộc vào một vài cá nhân biết dùng công cụ. Nếu chỉ một cán bộ tạo sổ tay, lưu tài liệu và đặt câu hỏi, khi người đó chuyển vị trí, tri thức có thể bị đứt gãy. Vì vậy, cơ quan cần coi Sổ tay pháp luật AI là tài sản chung, có quy trình bàn giao, cập nhật và kiểm tra định kỳ như các tài sản tri thức khác.

Cuối cùng là rủi ro về văn hóa sử dụng. Nếu lãnh đạo kỳ vọng AI thay cán bộ làm việc, công cụ sẽ bị dùng sai. Nếu cán bộ sợ AI thay mình, công cụ sẽ bị né tránh. Cách tiếp cận đúng là coi AI như một trợ lý đọc hiểu văn bản. Nó giúp cán bộ giảm thời gian tìm kiếm, nhưng tăng yêu cầu về kiểm chứng, phân tích và trách nhiệm chuyên môn.

Sau ngày 1/7/2025, khối hành chính công Việt Nam đối diện một thực tế mới: bộ máy tinh gọn hơn, thẩm quyền được phân định lại, văn bản chuyển tiếp nhiều hơn và yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp cao hơn. Trong bối cảnh đó, mỗi cơ quan nên có một Sổ tay pháp luật AI trên NotebookLM để hỗ trợ cán bộ đọc nhanh hơn, kiểm tra tốt hơn và hạn chế bỏ sót văn bản liên quan.

Điều cốt lõi cần nhớ là AI không thay thế con người. AI không ký thay, không chịu trách nhiệm thay và không thể thay thế năng lực pháp lý của cán bộ. Nhưng nếu được tổ chức đúng, AI có thể giúp con người nhìn thấy nhanh hơn những điều cần đọc, phát hiện sớm hơn những điểm cần kiểm tra và chuẩn bị kỹ hơn trước khi tham mưu.

Một nền hành chính hiện đại không chỉ cần nhiều công cụ số. Nền hành chính đó cần biết biến công cụ số thành năng lực chuyên môn, biến dữ liệu thành tri thức và biến tri thức thành quyết định công vụ đúng đắn. Sổ tay pháp luật AI là một bước nhỏ nhưng thiết thực trên con đường đó.

TS. Nguyễn Trung Hòa