21/07/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Khi ChatGPT Work và các công cụ AI tạo sinh được đưa vào môi trường làm việc, câu hỏi quan trọng không còn chỉ là “AI có thể làm gì?”, mà phải được mở rộng thành “AI được phép tham gia đến đâu?”. Trong hành chính công, một câu trả lời nghe hợp lý chưa chắc đã đủ căn cứ pháp lý. Một văn bản được soạn trôi chảy cũng không đồng nghĩa với việc AI có thẩm quyền ký, phê duyệt, xác nhận hoặc quyết định quyền lợi của người dân.
AI có thể đọc tài liệu, tổng hợp thông tin, phát hiện điểm bất thường, so sánh phương án và tạo dự thảo. Tuy nhiên, AI không phải là chủ thể công vụ, không được bổ nhiệm vào vị trí việc làm, không mang thẩm quyền pháp lý và không thể chịu trách nhiệm kỷ luật hoặc trách nhiệm công vụ như cán bộ, công chức, viên chức.
Vì vậy, bảy nhóm công việc có mức ảnh hưởng cao dưới đây không nên được giao hoàn toàn cho ChatGPT Work hoặc bất kỳ hệ thống AI tạo sinh nào. Cách tiếp cận phù hợp là thiết kế ma trận thẩm quyền người – AI, trong đó xác định rõ AI được hỗ trợ việc gì, ai kiểm tra, ai quyết định và rủi ro cần kiểm soát.
Nguyên tắc cốt lõi: AI có thể tham gia vào quá trình chuẩn bị quyết định, nhưng không thay thế chủ thể có thẩm quyền đưa ra quyết định.
Vì sao phải xác lập giới hạn trước khi đưa AI vào quy trình?
Trong một tác vụ hành chính thông thường, sai sót có thể chỉ làm mất thêm thời gian chỉnh sửa. Nhưng trong các nhiệm vụ liên quan đến quyền, nghĩa vụ, nhân sự, ngân sách hoặc thông tin công bố chính thức, một sai sót nhỏ có thể làm phát sinh khiếu nại, ảnh hưởng danh dự cá nhân, gây thiệt hại tài chính hoặc làm suy giảm niềm tin của xã hội đối với cơ quan nhà nước.
AI tạo sinh cũng có những giới hạn mang tính cấu trúc. Hệ thống có thể tạo ra nội dung thiếu căn cứ, hiểu sai ngữ cảnh, bỏ qua ngoại lệ pháp lý hoặc trình bày một nhận định chưa chắc chắn bằng giọng văn rất tự tin. Nếu dữ liệu đầu vào không đầy đủ, lỗi thời hoặc thiên lệch, kết quả phân tích cũng có thể sai lệch theo.
Do đó, kiểm soát AI không nên chỉ dựa vào việc cán bộ “đọc lại cho chắc”. Đơn vị cần xác lập điểm kiểm soát cụ thể trong quy trình, phân công người chịu trách nhiệm và lưu lại căn cứ sử dụng để có thể giải trình khi cần thiết.
AI có thể hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và phân tích phương án, nhưng thẩm quyền và trách nhiệm cuối cùng phải được giao cho đúng cá nhân, đơn vị.
1. Ban hành quyết định hành chính
Quyết định hành chính có thể làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân. Vì vậy, đây là công việc không thể giao hoàn toàn cho AI. ChatGPT Work có thể hỗ trợ tổng hợp căn cứ, kiểm tra cấu trúc, đối chiếu thông tin trong hồ sơ và tạo dự thảo quyết định theo mẫu đã được phê duyệt.
Tuy nhiên, việc xác định có đủ điều kiện ban hành hay không phải do người có năng lực chuyên môn kiểm tra. Người có thẩm quyền cần xem xét cả căn cứ pháp lý, tình tiết thực tế, phạm vi thẩm quyền và hậu quả của quyết định. Một điều khoản được AI viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, không áp dụng cho trường hợp cụ thể hoặc bị hiểu thiếu bối cảnh.
Trong quy trình phù hợp, AI chỉ hỗ trợ ở tầng chuẩn bị. Chuyên viên nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; bộ phận pháp chế hoặc người được phân công kiểm tra căn cứ khi cần; người có thẩm quyền là chủ thể đưa ra quyết định cuối cùng.
2. Ký văn bản và sử dụng chữ ký số
Ký văn bản không phải là thao tác kỹ thuật đơn thuần. Chữ ký thể hiện ý chí, thẩm quyền và trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản. Việc để AI tự động ký, tự sử dụng chứng thư số hoặc tự phát hành văn bản có thể làm mất kiểm soát đối với hành vi công vụ.
AI có thể hỗ trợ kiểm tra thể thức, phát hiện trường thông tin còn thiếu, so sánh phiên bản trình ký với bản đã được duyệt và gợi ý danh sách tài liệu kèm theo. Hệ thống cũng có thể cảnh báo khi chức danh người ký không phù hợp với mẫu hoặc khi văn bản chưa hoàn thành bước kiểm tra bắt buộc.
Dù vậy, người ký phải trực tiếp xem xét bản cuối cùng và thực hiện hành vi ký theo đúng quy trình. Tài khoản ký số, thiết bị ký và mã xác thực phải được bảo vệ. Không nên cung cấp bí mật xác thực cho hệ thống AI hoặc thiết lập quy trình để AI tự kích hoạt chữ ký mà không có hành động chủ động của người có thẩm quyền.
3. Phê duyệt hồ sơ, kế hoạch, ngân sách hoặc phương án
Phê duyệt là hành vi thể hiện sự chấp thuận chính thức và thường kéo theo trách nhiệm quản lý, tài chính hoặc pháp lý. AI có thể hỗ trợ phân tích nhiều phương án, tổng hợp ý kiến, phát hiện chênh lệch số liệu, so sánh dự toán và gợi ý các câu hỏi cần làm rõ trước khi phê duyệt.
Tuy nhiên, AI không hiểu đầy đủ mọi yếu tố về ưu tiên chính sách, nguồn lực thực tế, tác động xã hội và trách nhiệm của đơn vị. Kết quả do AI tạo ra cũng có thể thiên về phương án có dữ liệu đầy đủ hơn, trong khi một phương án cần thiết cho nhóm yếu thế lại chưa được phản ánh đầy đủ trong dữ liệu.
Vì vậy, chuyên viên cần kiểm tra tính chính xác của dữ liệu và phương pháp so sánh. Người đứng đầu hoặc chủ thể được phân cấp phải cân nhắc lợi ích, chi phí, rủi ro và tính phù hợp với nhiệm vụ chính trị trước khi phê duyệt. AI chỉ nên đóng vai trò hỗ trợ phân tích, không phải chủ thể phê duyệt.
4. Xác nhận tình trạng, sự kiện hoặc tính hợp lệ của hồ sơ
Các loại xác nhận hành chính thường được sử dụng làm căn cứ cho giao dịch, học tập, việc làm, hưởng chính sách hoặc thực hiện thủ tục khác. Một xác nhận sai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cá nhân và trách nhiệm của cơ quan phát hành.
ChatGPT Work có thể hỗ trợ trích xuất dữ liệu từ hồ sơ, đối chiếu các trường thông tin, nhận diện mâu thuẫn và gợi ý yêu cầu bổ sung giấy tờ. Tuy nhiên, AI không nên tự kết luận rằng một tình trạng pháp lý đã được xác lập hoặc một hồ sơ chắc chắn hợp lệ nếu chưa có kiểm tra từ nguồn dữ liệu chính thức và người có trách nhiệm.
Người xử lý cần kiểm tra hồ sơ gốc, dữ liệu chuyên ngành và quy định áp dụng. Trường hợp có dấu hiệu bất thường, hồ sơ phải được chuyển sang bước xác minh phù hợp thay vì để AI tự suy đoán. Nội dung xác nhận cuối cùng chỉ được phát hành bởi cơ quan và người có thẩm quyền.
5. Quyết định quyền lợi, trợ cấp và tiếp cận dịch vụ công
Đây là nhóm nhiệm vụ có tác động trực tiếp đến đời sống của người dân. Việc xác định một cá nhân có được nhận trợ cấp, hỗ trợ, miễn giảm hoặc tiếp cận một dịch vụ công thiết yếu hay không không nên phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả chấm điểm hoặc phân loại tự động.
AI có thể hỗ trợ sàng lọc hồ sơ, phát hiện tài liệu còn thiếu, tính toán sơ bộ theo công thức đã được phê duyệt và xác định trường hợp cần kiểm tra sâu. Những chức năng này giúp giảm tải công việc lặp lại và rút ngắn thời gian xử lý.
Tuy nhiên, đơn vị phải đặc biệt chú ý đến dữ liệu thiếu, hoàn cảnh ngoại lệ và nguy cơ đối xử không công bằng. Người dân cần biết quyết định được đưa ra dựa trên căn cứ nào, có quyền đề nghị xem xét lại và được tiếp cận một đầu mối con người. Quyết định ảnh hưởng đến quyền lợi phải do cán bộ hoặc hội đồng có thẩm quyền xem xét và chịu trách nhiệm.
6. Đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức
AI có thể tổng hợp kết quả công việc, phân nhóm phản hồi, đối chiếu tiến độ nhiệm vụ và gợi ý những nội dung cần trao đổi trong kỳ đánh giá. Nếu được sử dụng đúng cách, công cụ có thể giúp người quản lý giảm thời gian tổng hợp và nhìn thấy các xu hướng mà việc đọc thủ công dễ bỏ sót.
Dù vậy, dữ liệu về số lượng văn bản, thời gian trả lời hoặc tần suất trao đổi không phản ánh đầy đủ chất lượng công việc. Người xử lý hồ sơ khó, hỗ trợ đồng nghiệp nhiều hoặc đảm nhận nhiệm vụ phát sinh có thể bị đánh giá thấp nếu hệ thống chỉ dựa trên chỉ số dễ đo lường. Ngôn ngữ trong nhận xét cũng có thể chứa thiên lệch và bị AI khuếch đại.
Vì vậy, AI chỉ nên hỗ trợ phân tích dữ liệu và tạo dự thảo nội dung đánh giá. Người quản lý trực tiếp phải xem xét bối cảnh, minh chứng và trao đổi với người được đánh giá. Kết quả xếp loại, khen thưởng, quy hoạch, điều động hoặc xử lý trách nhiệm phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền và quy trình nhân sự.
7. Công bố thông tin chính thức và phát ngôn của cơ quan
Thông tin đăng trên cổng thông tin điện tử, gửi tới báo chí hoặc phát hành trên kênh mạng xã hội chính thức có thể được công chúng hiểu là quan điểm của cơ quan. Nếu AI tự tạo và tự đăng nội dung, một lỗi về số liệu, thời điểm, phạm vi công bố hoặc thông tin cá nhân có thể nhanh chóng lan rộng.
AI có thể hỗ trợ tạo dự thảo thông cáo, chuyển nội dung chuyên môn thành ngôn ngữ dễ hiểu, gợi ý tiêu đề, kiểm tra tính nhất quán và chuẩn bị câu hỏi thường gặp. Đây là những ứng dụng có giá trị, đặc biệt khi cơ quan cần truyền đạt thông tin nhanh trên nhiều kênh.
Trước khi công bố, người phụ trách nội dung phải kiểm tra số liệu, căn cứ, mức độ mật, dữ liệu cá nhân, bản quyền và sự thống nhất với thông tin đã được phê duyệt. Người phát ngôn hoặc lãnh đạo được phân công mới là chủ thể quyết định nội dung và thời điểm công bố. Đối với thông tin khẩn cấp, quy trình có thể được rút gọn nhưng không được xóa bỏ trách nhiệm kiểm tra.
Ma trận thẩm quyền người – AI cho bảy nhiệm vụ ảnh hưởng cao
Ma trận dưới đây giúp đơn vị chuyển từ nguyên tắc chung sang phân công cụ thể. Cột “AI được hỗ trợ” chỉ mô tả các công việc chuẩn bị, kiểm tra sơ bộ và hỗ trợ phân tích. Ma trận không trao thẩm quyền pháp lý hoặc trách nhiệm công vụ cho AI.
Mức rủi ro trong ma trận cần được điều chỉnh theo phạm vi ảnh hưởng thực tế. Chẳng hạn, một thông báo lịch làm việc nội bộ có thể có rủi ro thấp hơn thông tin về thiên tai, dịch bệnh hoặc dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, ngay cả khi rủi ro thấp hơn, AI vẫn không nên tự đăng lên kênh chính thức nếu chưa có cơ chế kiểm soát được phê duyệt.
Đơn vị cũng nên bổ sung các cột phù hợp với quy trình của mình, như dữ liệu được phép sử dụng, hệ thống nguồn cần đối chiếu, bằng chứng phải lưu, thời hạn kiểm tra và phương án xử lý khi cán bộ không đồng ý với gợi ý của AI.
Bốn nguyên tắc thiết kế điểm kiểm soát của con người
Thứ nhất, người kiểm tra phải có đủ năng lực chuyên môn và khả năng bác bỏ kết quả của AI. Nếu cán bộ chỉ nhấn nút đồng ý theo thói quen hoặc không được tiếp cận hồ sơ gốc, bước kiểm tra của con người chỉ tồn tại trên hình thức.
Thứ hai, người quyết định phải biết AI đã tham gia ở khâu nào. Nội dung trình ký nên thể hiện rõ phần nào được AI hỗ trợ, dữ liệu nào đã được sử dụng và vấn đề nào còn chưa chắc chắn. Điều này giúp người có thẩm quyền không nhầm kết quả do AI tạo ra với kết luận đã được chuyên gia xác minh.
Thứ ba, mỗi tác vụ có ảnh hưởng cao cần để lại dấu vết kiểm tra. Đơn vị nên lưu phiên bản dự thảo, nội dung chỉnh sửa quan trọng, nguồn dữ liệu, người kiểm tra và thời điểm quyết định. Việc lưu vết phải phù hợp với quy định về hồ sơ, bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
Thứ tư, phải có cơ chế chuyển xử lý cho con người khi xuất hiện ngoại lệ. Hồ sơ có thông tin mâu thuẫn, dữ liệu thiếu, dấu hiệu giả mạo, ảnh hưởng đến nhóm dễ bị tổn thương hoặc nguy cơ phát sinh khiếu nại không nên tiếp tục theo luồng tự động.
Cách dùng từ đúng khi mô tả vai trò của AI
Ngôn ngữ trong quy trình và báo cáo có ý nghĩa quản trị. Nếu ghi “AI phê duyệt hồ sơ”, đơn vị vô tình tạo ra cách hiểu rằng hệ thống có thẩm quyền hành chính. Cách diễn đạt này vừa thiếu chính xác, vừa làm mờ trách nhiệm của người thực hiện.
Nên sử dụng các cách diễn đạt như:
- “AI hỗ trợ phân tích hồ sơ và gợi ý nội dung cần kiểm tra.”
- “AI tạo dự thảo văn bản để chuyên viên rà soát.”
- “Hệ thống gợi ý phương án trên cơ sở dữ liệu được cung cấp.”
- “Cán bộ kiểm tra kết quả do AI hỗ trợ trước khi trình người có thẩm quyền.”
- “Người có thẩm quyền xem xét và quyết định theo quy định.”
Sau bước chuẩn hóa ngôn ngữ, đơn vị nên rà soát lại biểu mẫu, quy chế vận hành, tài liệu đào tạo và màn hình phần mềm. Các nút chức năng cũng không nên được đặt tên theo hướng trao thẩm quyền cho AI. Chẳng hạn, “Gợi ý phân loại” phù hợp hơn “AI xác nhận đủ điều kiện”.
Nhiệm vụ thực hành 15 phút tại đơn vị
Trong 15 phút, mỗi nhóm lựa chọn ba nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn tại đơn vị mình. Có thể ưu tiên nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân, tài chính công, nhân sự, dữ liệu cá nhân hoặc thông tin được công bố chính thức.
Với từng nhiệm vụ, nhóm hoàn thành năm nội dung: tên nhiệm vụ; phần AI được hỗ trợ; người kiểm tra; người quyết định; mức rủi ro. Sau đó, nhóm trả lời thêm ba câu hỏi: nếu AI gợi ý sai thì ai phát hiện, bằng chứng kiểm tra được lưu ở đâu và người bị ảnh hưởng có thể yêu cầu xem xét lại bằng cách nào?
Kết quả của bài tập không chỉ là một bảng phân công. Đây còn là cơ sở để cơ quan xác định tình huống không được tự động hóa hoàn toàn, thiết kế quy trình thử nghiệm và lựa chọn dữ liệu phù hợp trước khi mở rộng ứng dụng AI.
Bộ Tài nguyên mẫu Mẫu tải về “Ma trận thẩm quyền người – AI”: Nhiệm vụ – AI được hỗ trợ – người kiểm tra – người quyết định – mức rủi ro.
Từ ma trận đến quy chế sử dụng AI trong cơ quan
Một ma trận tốt cần được chuyển hóa thành quy định vận hành. Đơn vị nên phân loại tác vụ theo mức rủi ro, xác định công cụ được phép sử dụng, giới hạn dữ liệu đầu vào và quy định bước kiểm tra bắt buộc. Với dữ liệu cá nhân, hồ sơ nội bộ hoặc tài liệu có yêu cầu bảo mật, cán bộ chỉ được sử dụng trên hệ thống đã được cơ quan đánh giá và cho phép.
Bên cạnh đó, cơ quan cần đào tạo cán bộ về cách đặt yêu cầu, kiểm chứng kết quả, nhận diện nội dung thiếu căn cứ và xử lý sự cố. Năng lực quan trọng nhất không phải là tạo ra thật nhiều câu lệnh, mà là biết khi nào không nên tin ngay vào kết quả và khi nào phải chuyển hồ sơ cho người có chuyên môn cao hơn.
Cơ quan, địa phương hoặc đơn vị sự nghiệp cần xây dựng ma trận thẩm quyền người – AI theo từng quy trình nghiệp vụ, TS. Nguyễn Trung Hòa và AI hành chính công luôn sẵn sàng phối hợp trong việc rà soát tác vụ, phân loại rủi ro, xây dựng hướng dẫn sử dụng và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với thực tiễn.
ChatGPT Work có thể trở thành một trợ lý hiệu quả trong hành chính công nếu được đặt đúng vị trí. Công cụ có thể giúp cán bộ tổng hợp nhanh hơn, tạo dự thảo tốt hơn và phát hiện nhiều vấn đề hơn. Tuy nhiên, năng lực xử lý ngôn ngữ không tạo ra thẩm quyền pháp lý và cũng không thay thế trách nhiệm công vụ.
Đối với bảy nhóm công việc gồm ban hành quyết định, ký văn bản, phê duyệt, xác nhận, xử lý quyền lợi, đánh giá cán bộ và công bố thông tin, mô hình phù hợp là AI hỗ trợ, con người kiểm tra, người có thẩm quyền quyết định. Ranh giới này không làm giảm giá trị của AI. Ngược lại, nó tạo điều kiện để AI được sử dụng an toàn, minh bạch và bền vững hơn trong cơ quan nhà nước.
