Cách tạo kỹ năng cho Gemini: Hướng dẫn thực hành với 8 nghiệp vụ hành chính công

30

10/08/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Trong cơ quan hành chính và tổ chức chính trị xã hội, nhiều đầu việc được thực hiện lặp lại hằng tuần hoặc hằng tháng: soạn thông báo, kiểm tra thể thức văn bản, tổng hợp phản ánh, chuẩn bị báo cáo, xây dựng kế hoạch truyền thông hoặc lập chương trình công tác. Nếu mỗi lần sử dụng AI, cán bộ lại phải giải thích toàn bộ yêu cầu từ đầu thì hiệu quả đạt được sẽ không ổn định và rất khó nhân rộng trong tổ chức.

Tính năng “kỹ năng” trong Gemini được thiết kế để giải quyết chính vấn đề đó. Thay vì chỉ đưa ra một câu lệnh tạm thời, người dùng có thể đóng gói mục tiêu, trình tự xử lý, tiêu chuẩn đầu ra, biểu mẫu và những lỗi cần tránh thành một bộ hướng dẫn dùng lại. Có thể hiểu đơn giản, kỹ năng là “sổ tay nghiệp vụ số” giúp Gemini thực hiện một loại công việc theo cách mà cơ quan mong muốn.

🔴 Để sử dụng Gemini Spark 👉 Bạn cần có tài khoản Gemini Pro 👉 Đăng ký ngay

Tại thời điểm tài liệu hướng dẫn của Google được công bố, tính năng kỹ năng được giới thiệu trong Gemini Spark. Khả năng truy cập thực tế có thể phụ thuộc tài khoản, gói dịch vụ, khu vực triển khai và chính sách quản trị của tổ chức. Vì vậy, cơ quan cần kiểm tra môi trường đang sử dụng trước khi xây dựng kế hoạch triển khai diện rộng.

Kỹ năng AI giúp chuyển kinh nghiệm nghiệp vụ thành quy trình có thể sử dụng lặp lại và kiểm soát được

Kỹ năng trong Gemini khác gì một prompt thông thường?

Prompt thường phục vụ một yêu cầu tại một thời điểm. Người dùng mô tả đầu việc, cung cấp dữ liệu và yêu cầu AI tạo kết quả. Khi chuyển sang một phiên làm việc khác hoặc một cán bộ khác thực hiện, toàn bộ bối cảnh có thể phải nhập lại. Chỉ cần cách diễn đạt thay đổi, đầu ra cũng có thể thay đổi đáng kể.

Kỹ năng là một tập hợp chỉ dẫn và ưu tiên được chuẩn hóa cho một công việc cụ thể. Trong đó có thể quy định Gemini phải làm gì, thực hiện theo thứ tự nào, sử dụng cấu trúc đầu ra nào, khi nào phải cảnh báo thiếu dữ liệu và những hành vi nào không được thực hiện. Kỹ năng cũng có thể đi kèm tệp hỗ trợ như mẫu báo cáo, khung kế hoạch, bảng tiêu chí hoặc sổ tay phong cách.

Điểm quan trọng nhất không nằm ở việc viết một chỉ dẫn thật dài. Một kỹ năng tốt phải tập trung vào một nhiệm vụ rõ ràng. Tên và phần mô tả phải đủ cụ thể để Gemini nhận biết đúng lúc cần sử dụng. Phần hướng dẫn chỉ nên chứa những kiến thức nghiệp vụ, tiêu chuẩn nội bộ và quy tắc mà mô hình không thể tự suy đoán chính xác.

Bảng trên cho thấy không phải nhiệm vụ nào cũng cần xây dựng thành kỹ năng. Việc ít lặp lại, yêu cầu thường xuyên thay đổi hoặc Gemini đã xử lý tốt bằng một câu lệnh ngắn thì không nên “đóng gói” quá sớm. Kỹ năng phù hợp nhất với công việc có đầu vào tương đối ổn định, đầu ra có tiêu chuẩn và người thực hiện thường phải sửa cùng một nhóm lỗi.

Vì sao kỹ năng AI phù hợp với cơ quan hành chính công?

Giá trị lớn nhất của kỹ năng AI trong khu vực công không chỉ là tiết kiệm thời gian soạn thảo. Giá trị thực tế nằm ở khả năng đưa tri thức ngầm của cán bộ có kinh nghiệm thành hướng dẫn dùng chung. Một chuyên viên biết cách kiểm tra bản dự thảo, một cán bộ văn phòng biết cách tổng hợp báo cáo hoặc một cán bộ truyền thông hiểu giọng điệu của cơ quan đều có thể chuyển phương pháp làm việc thành quy trình rõ ràng hơn.

Tuy nhiên, kỹ năng AI không phải quy trình phê duyệt tự động và không thay thế trách nhiệm công vụ. Nội dung liên quan đến quyền, nghĩa vụ, chế độ, chính sách, dữ liệu cá nhân, quyết định hành chính hoặc kết luận chuyên môn phải được con người kiểm tra. Kỹ năng chỉ nên tạo bản nháp, hỗ trợ đối chiếu, phát hiện vấn đề và đề xuất phương án.

🔴 Để sử dụng Gemini Spark 👉 Bạn cần có tài khoản Gemini Pro 👉 Đăng ký ngay

Kinh nghiệm quốc tế về AI trong khu vực công cũng nhấn mạnh cách tiếp cận dựa trên vấn đề, thay vì lựa chọn công nghệ trước rồi mới tìm việc để áp dụng. Cơ quan nên so sánh AI với phương án không dùng AI, kiểm tra mức độ sẵn có của dữ liệu, đánh giá giá trị công, tính khả thi, rủi ro và khả năng giải trình trước khi triển khai.

Quy trình 7 bước tạo một kỹ năng có thể dùng trong thực tế

Bước 1: Chọn đúng một công việc lặp lại

Hãy bắt đầu từ câu hỏi rất cụ thể: “Cán bộ đang phải lặp lại thao tác nào và thường mất thời gian sửa lỗi ở đâu?”. Những công việc phù hợp có thể là tóm tắt biên bản họp, chuyển dữ liệu khảo sát thành báo cáo sơ bộ, rà soát cấu trúc văn bản hoặc xây dựng lịch truyền thông từ kế hoạch đã được duyệt.

Không nên bắt đầu bằng mục tiêu quá rộng như “tạo trợ lý toàn diện cho UBND xã” hoặc “tự động hóa công tác văn phòng”. Phạm vi như vậy khiến hướng dẫn khó kiểm thử, quyền truy cập khó kiểm soát và không xác định được trách nhiệm khi đầu ra sai.

Bước 2: Đặt tên và viết mô tả để hệ thống nhận diện đúng

Tên kỹ năng nên gồm động từ, sản phẩm đầu ra và phạm vi áp dụng. Ví dụ, “Tạo báo cáo tuần từ nhật ký xử lý công việc” rõ hơn “Trợ lý báo cáo”. Tên cụ thể cũng giúp cán bộ lựa chọn đúng công cụ và giảm khả năng dùng nhầm.

Phần mô tả nên trả lời hai câu hỏi: kỹ năng này được dùng khi nào và tạo ra kết quả gì. Một mô tả có thể viết như sau: “Sử dụng khi người dùng cung cấp nhật ký công việc tuần của một phòng chuyên môn. Kỹ năng phân loại nhiệm vụ, tổng hợp tiến độ, nhận diện việc chậm và tạo dự thảo báo cáo theo mẫu của cơ quan.”

Bước 3: Mô tả đầu vào tối thiểu

Kỹ năng cần biết loại thông tin nào bắt buộc phải có trước khi xử lý. Với báo cáo tuần, đầu vào có thể gồm kỳ báo cáo, danh sách nhiệm vụ, trạng thái, người phụ trách và vướng mắc. Với thông báo hành chính, đầu vào có thể gồm căn cứ, đối tượng, thời gian, địa điểm, nội dung và đơn vị đầu mối.

Nếu thiếu dữ liệu quan trọng, kỹ năng phải chỉ rõ phần còn thiếu thay vì tự điền. Đây là nguyên tắc đặc biệt quan trọng trong hành chính công, bởi AI có thể tạo ra nội dung nghe hợp lý nhưng không có căn cứ.

Bước 4: Viết quy trình dưới dạng mệnh lệnh có thứ tự

Thay vì mô tả chung chung “hãy xử lý chuyên nghiệp”, cần quy định các bước cụ thể. Chẳng hạn: đọc dữ liệu, phân loại, phát hiện thông tin thiếu, lập bản nháp, kiểm tra tiêu chí, sau đó mới xuất kết quả.

Mỗi bước nên có một hành động chính. Nếu một bước chứa quá nhiều yêu cầu, hãy tách thành các bước nhỏ hơn. Cấu trúc này giúp cơ quan kiểm thử từng khâu và dễ xác định vị trí cần sửa khi kết quả chưa đạt.

Bước 5: Quy định định dạng đầu ra

Cần mô tả rõ kết quả phải gồm những phần nào, thứ tự ra sao và mức độ chi tiết đến đâu. Nếu đầu ra là báo cáo, có thể yêu cầu các phần: khái quát, kết quả, tồn tại, nguyên nhân, nhiệm vụ tiếp theo và kiến nghị. Nếu là bài đăng truyền thông, cần quy định tiêu đề, đoạn dẫn, nội dung chính, lời kêu gọi hành động và cảnh báo không công bố thông tin cá nhân.

Mẫu đầu ra tốt nên sử dụng chính biểu mẫu mà cán bộ đang dùng, sau khi đã loại bỏ thông tin mật và dữ liệu cá nhân không cần thiết. Điều này giúp AI tạo kết quả gần với nhu cầu thực tế hơn.

Bước 6: Bổ sung giới hạn và tình huống ngoại lệ

Kỹ năng cần được hướng dẫn không suy đoán số liệu, căn cứ pháp lý, tên người, thời hạn hoặc kết luận chưa có trong đầu vào. Nếu gặp thông tin mâu thuẫn, kỹ năng phải đánh dấu để người dùng kiểm tra. Nếu tài liệu có dữ liệu nhạy cảm, người dùng phải xử lý theo quy chế bảo vệ dữ liệu và chính sách sử dụng AI của cơ quan.

Nên viết trực tiếp những điều cấm như: “Không tự tạo số liệu”; “Không kết luận hồ sơ đủ điều kiện”; “Không thay người có thẩm quyền phê duyệt”; “Không đưa dữ liệu cá nhân vào bản truyền thông công khai”; “Không viện dẫn văn bản pháp luật nếu chưa được cung cấp hoặc kiểm chứng”.

Bước 7: Kiểm thử bằng cả trường hợp đúng và trường hợp khó

Đừng chỉ thử với một bộ dữ liệu sạch. Cần kiểm thử ít nhất bốn nhóm tình huống: dữ liệu đầy đủ, dữ liệu thiếu, dữ liệu mâu thuẫn và yêu cầu vượt phạm vi. Sau mỗi lần thử, ghi lại lỗi, điều chỉnh hướng dẫn và chạy lại cùng một bộ kiểm thử.

Chỉ nên đưa kỹ năng vào dùng chung sau khi đơn vị nghiệp vụ xác nhận đầu ra đạt yêu cầu. Cơ quan cũng cần xác định chủ sở hữu, ngày rà soát, phiên bản biểu mẫu, nhóm được quyền sử dụng và cơ chế tiếp nhận phản hồi.

Một kỹ năng tốt không cố làm thay mọi công đoạn. Nó thực hiện tốt một nhiệm vụ, biết khi nào phải dừng và chỉ rõ nội dung nào cần con người quyết định.

Mẫu điền sẵn để tạo kỹ năng trong Gemini

Mẫu dưới đây có thể được điều chỉnh theo từng nghiệp vụ. Người thiết kế nên thay toàn bộ nội dung trong ngoặc vuông bằng thông tin thật của cơ quan.

Tên kỹ năng:
[Động từ + sản phẩm đầu ra + phạm vi áp dụng]

Mô tả:
Sử dụng khi [tình huống kích hoạt].
Kỹ năng giúp [nhóm người dùng] tạo [sản phẩm] từ [loại đầu vào].

Mục tiêu:
Tạo đầu ra chính xác, rõ ràng, đúng cấu trúc và có thể kiểm tra.

Đầu vào bắt buộc:
1. [Dữ liệu hoặc tài liệu thứ nhất]
2. [Dữ liệu hoặc tài liệu thứ hai]
3. [Kỳ thời gian, đơn vị, đối tượng hoặc phạm vi]

Quy trình:
1. Đọc toàn bộ đầu vào.
2. Kiểm tra dữ liệu bắt buộc và liệt kê thông tin còn thiếu.
3. Phân loại thông tin theo [tiêu chí].
4. Tạo bản nháp theo [mẫu].
5. Đối chiếu bản nháp với [bộ tiêu chí].
6. Đánh dấu nội dung cần con người xác minh.
7. Xuất kết quả theo định dạng quy định.

Định dạng đầu ra:
[Quy định heading, bảng, độ dài, giọng điệu và thứ tự nội dung]

Quy tắc bắt buộc:
- Không tự tạo số liệu, sự kiện, tên người hoặc căn cứ pháp lý.
- Phân biệt dữ kiện từ đầu vào với đề xuất của AI.
- Không thay thế phê duyệt hoặc kết luận của người có thẩm quyền.
- Cảnh báo khi đầu vào có dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin mâu thuẫn.
- Sử dụng tiếng Việt hành chính rõ ràng, câu ngắn và trực tiếp.

Tài liệu hỗ trợ:
[Tên biểu mẫu, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ hoặc bảng tiêu chí]

Tiêu chí hoàn thành:
[Danh sách các điều kiện để người dùng kiểm tra đầu ra]

Mẫu này không nên được sao chép nguyên trạng cho mọi phòng, ban. Mỗi đơn vị cần bổ sung ngôn ngữ nghiệp vụ, điểm kiểm soát và tiêu chuẩn chất lượng riêng. Phần quan trọng nhất là quy định ranh giới giữa việc AI được phép hỗ trợ và nội dung bắt buộc cán bộ chịu trách nhiệm.

Quy trình tạo kỹ năng cần đi từ bài toán nghiệp vụ đến kiểm thử, không bắt đầu từ mong muốn sử dụng AI bằng mọi giá.

Ví dụ 1: Kỹ năng soạn thông báo hành chính ở cấp xã, phường

Tình huống phù hợp là cán bộ văn phòng thường xuyên phải soạn thông báo về lịch tiếp công dân, lịch làm việc, hoạt động cộng đồng hoặc thay đổi thời gian phục vụ. Kỹ năng không được tự tạo thông tin, mà chỉ chuyển dữ liệu đã được cung cấp thành bản nháp rõ ràng.

Bước 1: Đặt tên kỹ năng là “Soạn thông báo hành chính cấp xã, phường”. Mô tả rõ kỹ năng chỉ dùng khi đã có mục đích, đối tượng, thời gian, địa điểm và đầu mối liên hệ.

Bước 2: Tạo các trường đầu vào gồm tên cơ quan, nội dung thông báo, căn cứ nếu có, đối tượng nhận, thời gian, địa điểm, yêu cầu thực hiện và thông tin liên hệ. Yêu cầu kỹ năng báo thiếu nếu chưa có thời gian hoặc đối tượng.

Bước 3: Chỉ dẫn Gemini tạo bản nháp theo thứ tự: lý do thông báo, nội dung chính, thời gian, địa điểm, trách nhiệm thực hiện và đầu mối. Giọng văn phải ngắn gọn, tránh khẩu hiệu, tránh sử dụng thuật ngữ khó hiểu với người dân.

Bước 4: Kiểm thử bằng một thông báo đầy đủ và một thông báo cố ý bỏ trống địa điểm. Kết quả đạt yêu cầu khi trường hợp thứ hai chỉ ra dữ liệu thiếu, không tự suy đoán địa điểm.

Kỹ năng này giúp giảm thời gian định dạng và biên tập, nhưng cán bộ vẫn phải kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, lịch thực tế và phạm vi phát hành trước khi trình duyệt.

Ví dụ 2: Kỹ năng tổng hợp phản ánh, kiến nghị của người dân

Ở xã, phường và cấp tỉnh, phản ánh có thể đến từ nhiều kênh, với cách diễn đạt và mức độ chi tiết khác nhau. AI có thể hỗ trợ phân nhóm và tóm lược, nhưng không được tự kết luận trách nhiệm hoặc tự xác định phương án giải quyết.

Bước 1: Đặt tên “Phân nhóm phản ánh, kiến nghị của người dân”. Phạm vi gồm tổng hợp nội dung đã được phép xử lý, không bao gồm quyết định chuyển đơn hoặc kết luận vụ việc.

Bước 2: Quy định đầu vào gồm mã phản ánh, ngày tiếp nhận, nội dung đã được giảm thiểu dữ liệu cá nhân, địa bàn, lĩnh vực và trạng thái. Không dùng họ tên, số định danh hoặc thông tin liên hệ nếu không cần cho nhiệm vụ phân tích.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng loại bỏ bản ghi trùng lặp để người dùng kiểm tra, phân nhóm theo lĩnh vực, tóm tắt vấn đề, thống kê số lượng theo dữ liệu đầu vào và lập danh sách trường hợp chưa đủ thông tin. Mọi suy luận phải được dán nhãn “đề xuất phân loại”.

Bước 4: Kiểm thử với hai phản ánh gần giống nhau, một phản ánh thuộc nhiều lĩnh vực và một phản ánh thiếu địa bàn. Kỹ năng phải nhận diện khả năng trùng, không xóa bản ghi và không tự bổ sung địa bàn.

Kết quả nên dùng trong khâu sơ bộ trước khi chuyên viên rà soát. Quyền phân loại chính thức, chuyển xử lý và trả lời công dân vẫn thuộc quy trình nghiệp vụ của cơ quan.

Ví dụ 3: Kỹ năng tạo báo cáo tuần cho cơ quan chuyên môn cấp tỉnh

Báo cáo tuần thường được tổng hợp từ nhiều đơn vị, dễ phát sinh tình trạng không thống nhất cách diễn đạt và trạng thái nhiệm vụ. Kỹ năng có thể hỗ trợ chuẩn hóa, phát hiện điểm thiếu và dựng bản nháp theo cấu trúc chung.

Bước 1: Đặt tên “Tạo dự thảo báo cáo tuần từ nhật ký công việc”. Mô tả giới hạn ở việc tổng hợp dữ liệu đã có, không tự đánh giá mức độ hoàn thành ngoài tiêu chí được cung cấp.

Bước 2: Chuẩn hóa đầu vào thành các cột: nhiệm vụ, đơn vị phụ trách, kết quả, tiến độ, khó khăn, thời hạn và nhiệm vụ tuần tới. Thống nhất cách ghi trạng thái trước khi đưa dữ liệu vào kỹ năng.

Bước 3: Yêu cầu Gemini kiểm tra mục thiếu, nhóm nhiệm vụ theo lĩnh vực, tách kết quả khỏi hoạt động, nhận diện nhiệm vụ quá hạn theo mốc đã cung cấp và tạo báo cáo gồm đánh giá chung, kết quả, tồn tại, nhiệm vụ tiếp theo và kiến nghị.

Bước 4: Đối chiếu bản nháp với bảng dữ liệu gốc theo từng nhiệm vụ. Tiêu chí đạt là không bỏ nhiệm vụ, không đổi số liệu, không biến hoạt động thành kết quả và có danh sách nội dung cần xác minh.

Sau giai đoạn thử nghiệm, đơn vị có thể bổ sung mẫu báo cáo chính thức làm tệp hỗ trợ. Mỗi lần mẫu thay đổi phải cập nhật phiên bản kỹ năng và kiểm thử lại.

Ví dụ 4: Kỹ năng rà soát dự thảo văn bản trước khi trình ký

Đây là tình huống có giá trị cao nhưng cần đặt ranh giới chặt chẽ. AI có thể kiểm tra cấu trúc, tính nhất quán, lỗi diễn đạt và chỗ thiếu thông tin; AI không được xác nhận tính hợp pháp hoặc thay thế khâu thẩm định.

Bước 1: Đặt tên “Rà soát hình thức và tính nhất quán của dự thảo văn bản”. Tránh dùng tên “Thẩm định văn bản” vì có thể tạo kỳ vọng sai về thẩm quyền và mức độ tin cậy.

Bước 2: Cung cấp bản dự thảo đã xử lý dữ liệu nhạy cảm, loại văn bản, cơ quan ban hành, đối tượng nhận và bảng tiêu chí nội bộ. Nếu cần kiểm tra căn cứ pháp lý, phải cung cấp danh mục văn bản đã được bộ phận chuyên môn xác minh.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng kiểm tra tên gọi, thuật ngữ, số liệu lặp lại, mốc thời gian, đơn vị thực hiện, sự thống nhất giữa các điều khoản và lỗi ngôn ngữ. Mỗi nhận xét phải kèm đoạn liên quan và đề xuất sửa, không được tự thay đổi nội dung quyết định.

Bước 4: Kiểm thử bằng một dự thảo có hai mốc thời gian mâu thuẫn, một thuật ngữ dùng không thống nhất và một căn cứ chưa được cung cấp. Kỹ năng phải phát hiện mâu thuẫn và ghi “cần kiểm chứng”, không tự tạo căn cứ.

Đầu ra phù hợp nhất là một bảng rà soát gồm vị trí, vấn đề, mức độ ảnh hưởng và đề xuất. Người soạn thảo và người có thẩm quyền quyết định việc tiếp thu.

Ví dụ 5: Kỹ năng xây dựng kế hoạch truyền thông chính sách

Từ cấp xã, phường đến cấp tỉnh và Trung ương, cùng một chính sách có thể cần nhiều cách truyền đạt cho cán bộ, người dân, doanh nghiệp hoặc đoàn viên, hội viên. Kỹ năng giúp chuyển nội dung đã được duyệt thành kế hoạch truyền thông có cấu trúc.

Bước 1: Đặt tên “Lập kế hoạch truyền thông từ tài liệu chính sách đã duyệt”. Mô tả rõ kỹ năng không diễn giải nội dung ngoài tài liệu nguồn và không thay đổi thông điệp chính thức.

Bước 2: Cung cấp tài liệu chính sách, mục tiêu truyền thông, nhóm công chúng, thời gian, kênh được phép sử dụng, nguồn lực và thông tin không được công bố. Đánh dấu rõ phiên bản tài liệu đã được duyệt.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng xác định thông điệp theo từng nhóm, đề xuất lịch nội dung, loại sản phẩm, đơn vị phụ trách, chỉ số theo dõi và rủi ro hiểu sai. Mỗi thông điệp phải truy ngược được về nội dung trong tài liệu nguồn.

Bước 4: Chọn ba nhóm để kiểm thử, chẳng hạn người cao tuổi, hộ kinh doanh và cán bộ cơ sở. Kiểm tra xem ngôn ngữ có dễ hiểu, có sai lệch chính sách và có chứa dữ liệu không được công bố hay không.

Kỹ năng này đặc biệt hữu ích khi cơ quan cần triển khai thông tin đồng bộ trên website, mạng xã hội, hệ thống truyền thanh cơ sở và tài liệu hướng dẫn trực tiếp.

Ví dụ 6: Kỹ năng chuẩn bị nội dung họp và dự thảo biên bản

Một cuộc họp hiệu quả cần đầu vào rõ, câu hỏi trọng tâm và cơ chế theo dõi nhiệm vụ sau họp. Kỹ năng có thể hỗ trợ cả trước và sau cuộc họp, nhưng không nên tự gán ý kiến cho người tham dự.

Bước 1: Đặt tên “Chuẩn bị chương trình và dự thảo biên bản cuộc họp”. Mô tả gồm hai chế độ: chuẩn bị trước họp và tổng hợp ghi chép sau họp.

Bước 2: Với chế độ trước họp, cung cấp mục tiêu, thành phần, tài liệu nền, thời lượng và vấn đề cần quyết định. Với chế độ sau họp, cung cấp ghi chép, danh sách người tham dự và các kết luận đã được chủ trì xác nhận.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng tạo chương trình theo thời lượng, câu hỏi thảo luận và danh sách tài liệu cần chuẩn bị. Khi tạo dự thảo biên bản, kỹ năng phải phân biệt ý kiến, kết luận, nhiệm vụ, đơn vị phụ trách và thời hạn.

Bước 4: Kiểm thử bằng ghi chép có một nhiệm vụ chưa rõ người phụ trách và một ý kiến chưa được kết luận. Đầu ra phải đánh dấu hai điểm này để xác minh, không biến ý kiến thành quyết định.

Sau cuộc họp, thư ký cần đối chiếu với ghi chép và xác nhận của chủ trì. Chỉ bản được duyệt mới có giá trị sử dụng trong quy trình điều hành.

Ví dụ 7: Kỹ năng phân tích sơ bộ dữ liệu khảo sát sự hài lòng

Dữ liệu khảo sát có thể giúp cơ quan phát hiện điểm nghẽn trong phục vụ người dân, nhưng rất dễ bị diễn giải quá mức. Kỹ năng nên giới hạn ở thống kê mô tả, phát hiện vấn đề dữ liệu và gợi ý câu hỏi cần phân tích sâu.

Bước 1: Đặt tên “Tạo báo cáo mô tả từ khảo sát sự hài lòng”. Nêu rõ kỹ năng không suy rộng kết quả cho toàn bộ dân cư nếu thiết kế mẫu không cho phép.

Bước 2: Cung cấp tệp dữ liệu đã ẩn danh, bảng giải thích biến, kỳ khảo sát, phạm vi địa bàn, phương thức thu thập và quy tắc xử lý câu trả lời thiếu. Không tải lên trường dữ liệu có thể nhận diện cá nhân nếu không cần thiết.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng kiểm tra dữ liệu trống, giá trị ngoài phạm vi, số lượng phản hồi, phân bố câu trả lời và các nhóm có mức đánh giá thấp. Báo cáo phải tách rõ “kết quả quan sát được” và “giả thuyết cần kiểm chứng”.

Bước 4: So sánh thủ công một số chỉ tiêu với tệp gốc. Đưa thêm một biến có mã hóa sai để xem kỹ năng có cảnh báo hay tự diễn giải.

Đầu ra đáng tin cậy cần kèm phạm vi dữ liệu và giới hạn phân tích. Nếu kết quả được dùng để ra quyết định quan trọng, đơn vị chuyên môn phải kiểm tra phương pháp khảo sát và thực hiện phân tích thống kê phù hợp.

Ví dụ 8: Kỹ năng xây dựng chương trình công tác cho tổ chức chính trị xã hội

Các tổ chức chính trị xã hội thường cần chuyển nghị quyết, kế hoạch năm hoặc chỉ đạo thành danh mục hoạt động theo tháng và quý. Kỹ năng có thể giúp liên kết mục tiêu, nhiệm vụ, sản phẩm và đơn vị phụ trách.

Bước 1: Đặt tên “Chuyển kế hoạch năm thành chương trình công tác”. Xác định rõ phạm vi áp dụng ở cấp xã, phường, cấp tỉnh hoặc Trung ương để tránh trộn lẫn thẩm quyền.

Bước 2: Cung cấp kế hoạch đã được phê duyệt, mục tiêu, chỉ tiêu, thời hạn, nguồn lực, hoạt động bắt buộc và đơn vị trực thuộc. Mỗi tài liệu phải có ngày ban hành và trạng thái phiên bản.

Bước 3: Yêu cầu kỹ năng lập ma trận gồm mục tiêu, hoạt động, sản phẩm, thời gian, đầu mối, đơn vị phối hợp, chỉ số theo dõi và rủi ro. Hoạt động nào không truy được về tài liệu nguồn phải được ghi là “đề xuất mới”.

Bước 4: Chọn một quý để chạy thử, sau đó kiểm tra chồng chéo thời gian, vượt nguồn lực, thiếu đầu mối và nhiệm vụ không có sản phẩm đầu ra. Chỉ đưa vào chương trình chính thức sau khi lãnh đạo và đơn vị thực hiện thống nhất.

Ví dụ này cho thấy kỹ năng có thể hỗ trợ điều phối, nhưng không được tự tạo cam kết nguồn lực hoặc thay đổi nhiệm vụ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Cơ chế quản trị để kỹ năng không trở thành “hộp đen nghiệp vụ”

Khi kỹ năng được nhiều người sử dụng, cơ quan nên quản lý nó như một tài sản nghiệp vụ số. Mỗi kỹ năng cần có chủ sở hữu, đơn vị chịu trách nhiệm chuyên môn, mã phiên bản, ngày cập nhật, tài liệu nguồn và lịch rà soát. Người dùng cũng cần biết đầu ra nào chỉ là bản nháp và đầu ra nào đã qua kiểm tra.

Cơ quan có thể duy trì một “phiếu đăng ký kỹ năng” với các trường: mục đích, phạm vi, nhóm người dùng, dữ liệu được phép sử dụng, dữ liệu bị cấm, rủi ro, người phê duyệt, bộ kiểm thử và tiêu chí ngừng sử dụng. Cách làm này giúp tránh tình trạng kỹ năng tiếp tục viện dẫn mẫu cũ hoặc xử lý dữ liệu vượt phạm vi.

Đối với nghiệp vụ có tác động trực tiếp đến quyền lợi của người dân, việc kiểm soát phải nghiêm ngặt hơn. AI không nên tự quyết định hồ sơ đạt hay không đạt, tự phân loại đối tượng hưởng chính sách, tự đưa ra kết luận thanh tra hoặc tự tạo nội dung trả lời khiếu nại. Các trường hợp này cần quy trình con người giám sát, khả năng truy vết và cơ chế giải trình rõ ràng.

Bộ kiểm thử tối thiểu trước khi đưa vào sử dụng

Một kỹ năng hành chính công nên được kiểm thử trên cùng một bộ tình huống cố định để có thể so sánh giữa các phiên bản. Bộ kiểm thử tối thiểu nên bao gồm dữ liệu đầy đủ, dữ liệu thiếu, dữ liệu mâu thuẫn, dữ liệu có thông tin nhạy cảm, yêu cầu vượt thẩm quyền, yêu cầu tạo số liệu và yêu cầu bỏ qua quy trình phê duyệt.

Sau mỗi lần chạy, nhóm đánh giá cần xem xét năm tiêu chí: tính chính xác, mức độ đầy đủ, khả năng truy nguyên về nguồn, tuân thủ giới hạn và tính hữu dụng trong quy trình thật. Không nên chỉ đánh giá bằng cảm giác “văn bản nghe hay”. Một đầu ra trôi chảy nhưng tự tạo căn cứ hoặc che giấu điểm thiếu là đầu ra không đạt.

Giai đoạn đầu nên thử nghiệm trong phạm vi nhỏ, với dữ liệu đã được kiểm soát và cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp đánh giá. Khi kỹ năng ổn định, cơ quan mới mở rộng nhóm sử dụng. Đây cũng là thời điểm phù hợp để xây dựng hướng dẫn nội bộ về bảo mật, trách nhiệm kiểm tra và cách báo cáo sự cố.

Những lỗi thường gặp khi tạo kỹ năng cho Gemini

Lỗi phổ biến đầu tiên là viết kỹ năng quá rộng. Khi một kỹ năng vừa soạn văn bản, vừa tra cứu chính sách, vừa phân tích dữ liệu và vừa trả lời công dân, rất khó xác định tiêu chí đúng sai. Giải pháp là tách thành các kỹ năng nhỏ, mỗi kỹ năng tạo một sản phẩm cụ thể.

Lỗi thứ hai là đưa toàn bộ quy chế dài vào phần chỉ dẫn. Gemini chỉ cần nội dung liên quan đến nhiệm vụ hiện tại; tệp hỗ trợ nên được tổ chức theo chức năng và đặt tên rõ ràng. Chỉ dẫn chính nên ngắn, trực tiếp và tập trung vào những gì mô hình phải làm khác với cách xử lý mặc định.

Lỗi thứ ba là thiếu quy tắc dừng. Nếu đầu vào thiếu căn cứ, số liệu hoặc thời hạn, kỹ năng phải hỏi hoặc tạo danh sách cần bổ sung. Không được “hoàn thiện cho đủ” bằng thông tin suy đoán.

Lỗi cuối cùng là không có người chịu trách nhiệm cập nhật. Biểu mẫu, cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ và văn bản áp dụng có thể thay đổi. Một kỹ năng cũ nhưng vẫn được dùng sẽ tạo ra sai lệch có tính hệ thống nhanh hơn so với lỗi thủ công riêng lẻ.

Lộ trình triển khai 30 ngày cho một cơ quan

Trong tuần đầu, cơ quan nên chọn từ ba đến năm công việc lặp lại và chấm theo bốn tiêu chí: tần suất, thời gian xử lý, mức độ chuẩn hóa và rủi ro. Chỉ chọn một nghiệp vụ có rủi ro thấp để thí điểm, chẳng hạn chuẩn hóa báo cáo nội bộ hoặc tạo bản nháp chương trình họp.

Tuần thứ hai dành cho việc phỏng vấn cán bộ thực hiện, thu thập mẫu đầu vào, mẫu đầu ra và các lỗi thường gặp. Nhóm triển khai viết phiên bản đầu của kỹ năng và chuẩn bị bộ kiểm thử. Không dùng dữ liệu thật có tính nhạy cảm trong giai đoạn thử nghiệm nếu chưa có cơ chế bảo vệ phù hợp.

🔴 Để sử dụng Gemini Spark 👉 Bạn cần có tài khoản Gemini Pro 👉 Đăng ký ngay

Tuần thứ ba tập trung chạy thử, ghi lỗi và điều chỉnh. Nên có ít nhất một cán bộ nghiệp vụ, một cán bộ phụ trách công nghệ hoặc chuyển đổi số và một người chịu trách nhiệm quản lý tham gia đánh giá.

Tuần thứ tư, cơ quan ban hành hướng dẫn sử dụng nội bộ ở mức phù hợp, chỉ định chủ sở hữu và theo dõi các chỉ số như thời gian tiết kiệm, số lỗi bị phát hiện, số lần người dùng phải sửa và tỷ lệ đầu ra được chấp nhận. Nếu kỹ năng không tạo giá trị rõ hơn phương án thông thường, nên sửa thiết kế hoặc dừng triển khai.

Nếu cơ quan, đơn vị cần rà soát danh mục nghiệp vụ, thiết kế bộ kỹ năng mẫu, xây dựng tiêu chí kiểm thử hoặc đào tạo cán bộ theo từng tình huống thực tế, TS. Nguyễn Trung Hòa và AI hành chính công có thể đồng hành theo hướng bắt đầu từ quy trình, dữ liệu và trách nhiệm công vụ, thay vì chạy theo công cụ.

Kỹ năng trong Gemini mở ra một cách tiếp cận thực tế để chuyển kinh nghiệm của cán bộ thành hướng dẫn AI có thể sử dụng lặp lại. Tuy nhiên, hiệu quả không đến từ việc viết thật nhiều chỉ dẫn. Hiệu quả đến từ việc chọn đúng một vấn đề, mô tả rõ đầu vào, quy định quy trình, khóa các hành vi rủi ro và kiểm thử trên tình huống thật.

Đối với cơ quan hành chính công và tổ chức chính trị xã hội ở Việt Nam, kỹ năng nên được triển khai như một lớp hỗ trợ nghiệp vụ dưới sự kiểm soát của con người. Bắt đầu nhỏ, kiểm chứng kỹ, quản lý phiên bản và không giao cho AI thẩm quyền vốn thuộc về cán bộ hoặc người có thẩm quyền là bốn nguyên tắc giúp biến tính năng mới thành giá trị công bền vững.

TS. Nguyễn Trung Hòa