10 tình huống hành chính công có thể dùng Hermes Agent ngay

72

11/05/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Khi chuyển đổi số khu vực công, câu hỏi quan trọng không chỉ là “AI có công nghệ gì mới?”, mà là “AI giúp cán bộ xử lý việc quen thuộc nhanh hơn, rõ hơn và ít sai sót hơn như thế nào?”. Hermes Agent là một ví dụ đáng chú ý vì được giới thiệu như một AI agent có khả năng ghi nhớ qua phiên làm việc, tạo kỹ năng từ kinh nghiệm và hỗ trợ các tác vụ lặp lại theo quy trình [1]. Với hành chính công, giá trị của Hermes Agent nên được nhìn từ những tình huống rất đời thường: soạn công văn, tóm tắt văn bản, lập kế hoạch, theo dõi hồ sơ, viết báo cáo, hướng dẫn người dân và chuẩn hóa mẫu biểu.

Điểm mấu chốt là không nên bắt đầu bằng thuật ngữ kỹ thuật. Cán bộ, công chức, viên chức thường không cần nghe quá nhiều về “agent”, “memory”, “toolset” hay “gateway”. Điều họ cần là một trợ lý có thể tiếp nhận yêu cầu rõ ràng, hiểu ngữ cảnh công việc, giúp tạo bản nháp, nhắc việc, kiểm tra thiếu sót và tái sử dụng kinh nghiệm đã chuẩn hóa. Theo tài liệu chính thức, Hermes Agent được mô tả là một hệ thống có “learning loop”, có thể tạo và cải thiện kỹ năng trong quá trình sử dụng, đồng thời hỗ trợ nhiều kênh tương tác và tác vụ định kỳ [1]. Phiên bản v0.13.0 tiếp tục nhấn mạnh khả năng bám mục tiêu, bảng công việc nhiều tác nhân và cơ chế khôi phục phiên làm việc, phù hợp với nhu cầu quản trị tiến độ trong môi trường có nhiều đầu việc [2].

Vì sao nên bắt đầu từ tình huống hành chính quen thuộc?

Nhiều chương trình chuyển đổi số thất bại không phải vì thiếu công nghệ, mà vì cách đưa công nghệ vào công việc quá xa với thói quen vận hành hằng ngày. Nếu một công cụ AI được giới thiệu bằng các khái niệm phức tạp, người dùng dễ xem đó là việc của chuyên gia công nghệ. Ngược lại, nếu bắt đầu bằng một yêu cầu rất cụ thể như “soạn giúp dự thảo công văn trả lời”, “tóm tắt văn bản chỉ đạo này thành các việc phải làm”, hoặc “lập checklist hồ sơ cho người dân”, AI trở thành một công cụ gần gũi hơn.

Hermes Agent có một đặc điểm đáng chú ý là hướng đến khả năng tích lũy kinh nghiệm sử dụng. Tài liệu của Nous Research nhấn mạnh các thành phần như bộ nhớ liên phiên, hệ thống kỹ năng và khả năng tạo kỹ năng từ kinh nghiệm [1]. Trong hành chính công, điều này có thể hiểu đơn giản là: khi một đơn vị đã chuẩn hóa cách viết báo cáo tuần, cách lập kế hoạch triển khai nhiệm vụ hoặc cách phân loại phản ánh kiến nghị, trợ lý AI có thể được hướng dẫn để tái sử dụng các khuôn mẫu đó ở những lần sau.

Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng Hermes Agent không thay thế trách nhiệm công vụ, không tự quyết định thay cán bộ và không được sử dụng để xử lý dữ liệu nhạy cảm nếu chưa có quy chế, phân quyền và kiểm soát phù hợp. Giá trị đúng của AI trong hành chính công là hỗ trợ chuẩn bị, gợi ý, rà soát và tăng tốc, còn quyết định cuối cùng vẫn thuộc về con người có thẩm quyền.

1. Soạn dự thảo công văn: từ trang giấy trắng đến bản nháp có cấu trúc

Soạn công văn là một trong những việc tốn nhiều thời gian nhất ở cơ quan hành chính. Cán bộ thường phải xác định căn cứ, mục đích, nội dung chính, đối tượng nhận, giọng văn phù hợp và thể thức trình bày. Hermes Agent có thể hỗ trợ ở bước đầu bằng cách tạo bản nháp có cấu trúc, giúp người soạn không phải bắt đầu từ trang trắng.

Ví dụ, cán bộ có thể yêu cầu: “Soạn dự thảo công văn gửi các phòng chuyên môn về việc báo cáo kết quả triển khai nhiệm vụ chuyển đổi số quý II, văn phong hành chính, ngắn gọn, có thời hạn gửi trước ngày 20/05/2026”. Từ yêu cầu này, Hermes Agent có thể tạo bản nháp gồm phần căn cứ, nội dung đề nghị, thời hạn, đầu mối tiếp nhận và phần kết. Người dùng sau đó rà soát lại căn cứ pháp lý, điều chỉnh tên cơ quan, số hiệu văn bản và thẩm quyền ký.

Giá trị thực tế nằm ở việc giảm thời gian tạo bản nháp và tăng tính nhất quán. Nếu đơn vị có sẵn mẫu công văn chuẩn, Hermes Agent có thể được hướng dẫn sử dụng đúng cấu trúc đó. Đây là cách đưa AI vào quy trình hiện hữu mà không làm đảo lộn thói quen nghiệp vụ.

2. Tóm tắt văn bản chỉ đạo: biến văn bản dài thành việc cần làm

Văn bản chỉ đạo thường chứa nhiều nội dung, thời hạn, đầu mối và yêu cầu phối hợp. Nếu chỉ đọc lướt, cán bộ dễ bỏ sót nhiệm vụ hoặc không xác định đúng trách nhiệm của đơn vị mình. Hermes Agent có thể hỗ trợ tóm tắt văn bản theo hướng hành động, tức là không chỉ rút gọn nội dung mà còn chỉ ra “ai làm gì, khi nào, sản phẩm đầu ra là gì”.

Một bản tóm tắt tốt nên gồm ba lớp thông tin: nội dung chính của văn bản, các nhiệm vụ cụ thể cần triển khai và những điểm cần lưu ý về thời hạn hoặc phối hợp. Cách tiếp cận này phù hợp với đặc tính của Hermes Agent khi hệ thống được thiết kế để ghi nhớ, tái sử dụng kỹ năng và hỗ trợ luồng công việc lặp lại [1].

Trong thực tế, cán bộ có thể yêu cầu: “Tóm tắt văn bản này thành 5 ý chính, liệt kê nhiệm vụ của UBND phường, đề xuất bảng theo dõi thời hạn thực hiện”. Kết quả không thay cho việc đọc văn bản gốc, nhưng giúp người xử lý nhanh chóng nhìn thấy trọng tâm và tránh bỏ sót đầu việc.

3. Lập kế hoạch triển khai nhiệm vụ: chuyển chỉ đạo thành lịch làm việc

Sau khi nhận nhiệm vụ, khó khăn thường không nằm ở việc hiểu yêu cầu, mà ở việc chia nhiệm vụ thành các bước khả thi. Hermes Agent có thể giúp lập kế hoạch triển khai theo tuần, theo nhóm việc hoặc theo đầu mối phụ trách. Đây là tình huống rất phù hợp để đưa AI vào hành chính công vì hầu hết nhiệm vụ đều cần kế hoạch, mốc thời gian và sản phẩm đầu ra.

Chẳng hạn, với nhiệm vụ “tổ chức tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến cho người dân”, Hermes Agent có thể đề xuất kế hoạch gồm khảo sát nhu cầu, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, phân công cán bộ trực hỗ trợ, truyền thông qua tổ dân phố, tổng hợp phản hồi và báo cáo kết quả. Cán bộ phụ trách có thể yêu cầu trợ lý điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực tế, nguồn lực hiện có và yêu cầu của lãnh đạo.

Phiên bản Hermes Agent v0.13.0 giới thiệu các điểm nhấn như bảng Kanban nhiều tác nhân, cơ chế theo dõi nhịp tim công việc, nhận diện nhiệm vụ bị treo và khả năng bám mục tiêu qua nhiều lượt tương tác [2]. Khi diễn giải cho môi trường hành chính, có thể hiểu đơn giản rằng công cụ này phù hợp với cách quản lý nhiều đầu việc, nhiều người tham gia và nhiều mốc kiểm tra.

4. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ: nhìn nhanh việc nào đang chậm

Theo dõi hồ sơ là công việc đòi hỏi tính chính xác và kỷ luật thời hạn. Trong nhiều đơn vị, thông tin tiến độ có thể nằm rải rác ở bảng Excel, phần mềm một cửa, email, nhóm chat hoặc ghi chú cá nhân. Hermes Agent không nên được hiểu là công cụ thay thế hệ thống quản lý hồ sơ chính thức, nhưng có thể hỗ trợ tổng hợp, nhắc việc và tạo báo cáo tiến độ từ dữ liệu được phép sử dụng.

Một cách triển khai an toàn là dùng Hermes Agent để xử lý bảng theo dõi nội bộ đã được chuẩn hóa, không chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc đã được ẩn thông tin cần thiết. Trợ lý có thể giúp phân nhóm hồ sơ theo trạng thái: mới tiếp nhận, đang xử lý, cần bổ sung, sắp đến hạn, quá hạn và đã hoàn thành. Từ đó, cán bộ có thể ưu tiên xử lý các trường hợp có nguy cơ trễ hạn.

Bảng dưới đây minh họa cách chuyển dữ liệu tiến độ thành góc nhìn quản trị:

Điểm quan trọng là dữ liệu đầu vào phải được quản lý theo đúng quy định về bảo vệ thông tin. AI chỉ nên hỗ trợ tạo góc nhìn, không tự ý truy cập hoặc phát tán thông tin hồ sơ.

5. Viết báo cáo tuần, tháng: chuẩn hóa cách tổng hợp kết quả

Báo cáo tuần và báo cáo tháng thường có cấu trúc lặp lại: kết quả đạt được, tồn tại, nguyên nhân, nhiệm vụ tiếp theo và kiến nghị. Đây là dạng công việc rất phù hợp để dùng Hermes Agent vì có tính định kỳ, có mẫu biểu và có thể cải thiện dần qua các lần sử dụng.

Thay vì mỗi tuần viết lại từ đầu, cán bộ có thể cung cấp các ghi chú công việc, bảng tiến độ và kết quả nổi bật, sau đó yêu cầu Hermes Agent tạo bản nháp báo cáo theo mẫu của đơn vị. Nếu báo cáo tuần trước đã được lãnh đạo chỉnh sửa, các điểm chỉnh sửa đó có thể được chuyển thành quy tắc viết cho lần sau, giúp bản nháp ngày càng sát hơn với phong cách quản lý của cơ quan.

Tài liệu hướng dẫn dành cho nhà phát triển cũng nhấn mạnh khả năng Hermes Agent tạo và tinh chỉnh kỹ năng sử dụng lại từ các nhiệm vụ đã hoàn thành [3]. Với hành chính công, “kỹ năng” có thể hiểu là quy trình viết một loại báo cáo, định dạng một loại bảng hoặc cách trình bày một nhóm số liệu theo yêu cầu nội bộ.

Hermes Agent có thể được giới thiệu như một trợ lý hành chính số, hỗ trợ những việc quen thuộc trước khi mở rộng sang các quy trình phức tạp

6. Tạo checklist thủ tục: giảm sai sót khi tiếp nhận và hướng dẫn

Người dân thường gặp khó khăn khi không biết hồ sơ cần giấy tờ gì, bản sao hay bản chính, nộp ở đâu, thời hạn bao lâu và trường hợp nào cần bổ sung. Cán bộ tiếp nhận cũng cần một checklist rõ ràng để tránh hướng dẫn thiếu hoặc không thống nhất. Hermes Agent có thể hỗ trợ tạo checklist thủ tục dựa trên văn bản hướng dẫn đã được kiểm chứng.

Một checklist tốt không chỉ liệt kê giấy tờ, mà còn giải thích điều kiện áp dụng, lỗi thường gặp và cách chuẩn bị hồ sơ đúng. Ví dụ, với một thủ tục hành chính, Hermes Agent có thể tạo ba phiên bản checklist: bản dành cho cán bộ tiếp nhận, bản ngắn gọn cho người dân và bản đăng website hoặc fanpage. Mỗi phiên bản có độ dài, giọng văn và mức chi tiết khác nhau.

Đây là tình huống giúp AI tạo ra giá trị rõ rệt vì giảm số lần người dân phải đi lại bổ sung hồ sơ. Nhưng nguyên tắc bắt buộc là checklist phải được đối chiếu với quy định hiện hành trước khi công bố.

7. Soạn nội dung hướng dẫn người dân: dễ hiểu hơn, thân thiện hơn

Ngôn ngữ hành chính thường chính xác nhưng khó hiểu với người dân. Khi chuyển một thủ tục thành bài hướng dẫn, tin đăng fanpage hoặc kịch bản trả lời tại bộ phận một cửa, cán bộ cần diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và thân thiện. Hermes Agent có thể hỗ trợ “dịch” ngôn ngữ hành chính sang ngôn ngữ phục vụ công dân mà vẫn giữ đúng nội dung.

Ví dụ, thay vì viết “công dân thực hiện nghĩa vụ nộp thành phần hồ sơ theo quy định”, nội dung hướng dẫn có thể chuyển thành “Anh/chị vui lòng chuẩn bị các giấy tờ sau trước khi nộp hồ sơ”. Sự thay đổi nhỏ về cách diễn đạt giúp người dân dễ tiếp nhận hơn, đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền phục vụ.

Trong các chương trình tư vấn và triển khai nội dung AI cho hành chính công, AIHanhChinhCong.vn có thể đồng hành cùng đơn vị để chuẩn hóa bộ câu hỏi thường gặp, mẫu hướng dẫn thủ tục và kịch bản truyền thông số, bảo đảm nội dung vừa dễ hiểu vừa đúng quy định.

8. Phân loại phản ánh kiến nghị: nhìn thấy vấn đề nổi bật

Phản ánh, kiến nghị của người dân có thể đến từ nhiều kênh: cổng góp ý, đường dây nóng, email, mạng xã hội hoặc tiếp xúc trực tiếp. Nếu không có cách phân loại tốt, cơ quan dễ rơi vào tình trạng xử lý từng việc rời rạc mà không nhìn thấy vấn đề lặp lại. Hermes Agent có thể hỗ trợ phân nhóm phản ánh theo chủ đề, mức độ khẩn cấp, đơn vị phụ trách và trạng thái xử lý.

Ví dụ, các phản ánh có thể được nhóm thành hạ tầng đô thị, vệ sinh môi trường, trật tự xây dựng, thủ tục hành chính, thái độ phục vụ hoặc an sinh xã hội. Sau khi phân loại, cán bộ có thể yêu cầu trợ lý tạo bảng tổng hợp: nhóm nào nhiều nhất, nội dung nào lặp lại, kiến nghị nào cần phản hồi sớm, kiến nghị nào cần chuyển cơ quan chuyên môn.

Điều cần lưu ý là phân loại bằng AI chỉ là bước hỗ trợ ban đầu. Các phản ánh liên quan đến quyền lợi người dân, khiếu nại, tố cáo hoặc thông tin cá nhân cần được xử lý theo đúng quy trình pháp luật và phân quyền nội bộ.

9. Nhắc việc định kỳ: biến lời hứa thành lịch hành động

Trong hành chính công, nhiều việc không khó nhưng dễ quên vì lặp lại theo chu kỳ: gửi báo cáo thứ Sáu hằng tuần, rà soát hồ sơ sắp đến hạn mỗi sáng, nhắc phòng chuyên môn cập nhật tiến độ, chuẩn bị lịch tiếp công dân hoặc tổng hợp số liệu cuối tháng. Hermes Agent có thể hỗ trợ tạo nhắc việc định kỳ, gắn với nội dung cần chuẩn bị và mẫu đầu ra mong muốn.

Tài liệu chính thức của Hermes Agent đề cập đến khả năng cron cho các tác vụ theo lịch và khả năng gửi qua nhiều nền tảng giao tiếp [1]. Bản phát hành v0.13.0 cũng bổ sung các cải tiến liên quan đến watchdog và khôi phục phiên, cho thấy định hướng tăng độ bền của các tác vụ vận hành [2]. Khi đưa vào cơ quan nhà nước, cách diễn giải đơn giản là: trợ lý có thể giúp nhắc đúng việc, đúng thời điểm và đúng mẫu.

Một ví dụ dễ áp dụng là thiết lập nhắc việc: “Mỗi sáng thứ Hai, tạo danh sách các việc cần hoàn thành trong tuần từ bảng theo dõi nhiệm vụ; mỗi chiều thứ Sáu, tạo khung báo cáo tuần để cán bộ cập nhật”. Cách dùng này không đòi hỏi thay đổi lớn về quy trình nhưng giúp hình thành kỷ luật quản trị công việc.

10. Tạo kho mẫu biểu dùng lại: tích lũy tri thức của đơn vị

Mỗi cơ quan đều có nhiều mẫu biểu: công văn, kế hoạch, báo cáo, phiếu theo dõi, biên bản họp, thông báo, hướng dẫn, kịch bản truyền thông. Nếu các mẫu này nằm rải rác trong máy tính cá nhân, việc kế thừa rất khó. Hermes Agent có thể hỗ trợ xây dựng kho mẫu biểu dùng lại, trong đó mỗi mẫu đi kèm mô tả tình huống sử dụng, cấu trúc nội dung và lưu ý khi chỉnh sửa.

Đây là bước quan trọng để AI không chỉ làm nhanh một việc đơn lẻ mà còn giúp đơn vị tích lũy tri thức. Khi có kho mẫu, cán bộ mới có thể học nhanh hơn, cán bộ cũ giảm thời gian tìm lại tài liệu, lãnh đạo dễ kiểm soát tính thống nhất của văn bản. Tinh thần này tương đồng với hệ thống kỹ năng của Hermes Agent, nơi các quy trình có thể được lưu lại và tái sử dụng cho những lần sau [1].

Nếu được triển khai bài bản, kho mẫu biểu không chỉ phục vụ nội bộ mà còn hỗ trợ truyền thông phục vụ người dân: mẫu thông báo dễ hiểu hơn, hướng dẫn thủ tục nhất quán hơn và báo cáo kết quả chuyên nghiệp hơn.

Cách triển khai an toàn: nhỏ, rõ việc, có người kiểm duyệt

Để đưa Hermes Agent vào hành chính công, không nên bắt đầu bằng mục tiêu quá lớn như “tự động hóa toàn bộ quy trình”. Cách phù hợp hơn là chọn một nhóm việc có rủi ro thấp, dữ liệu không nhạy cảm, đầu ra dễ kiểm tra và có người chịu trách nhiệm phê duyệt. Những việc như dự thảo công văn, tạo checklist, viết báo cáo nháp hoặc soạn nội dung hướng dẫn là điểm khởi đầu hợp lý.

Một lộ trình ngắn có thể gồm bốn bước. Trước hết, chọn 3–5 tình huống ưu tiên trong danh sách trên. Tiếp theo, chuẩn hóa mẫu đầu vào và mẫu đầu ra. Sau đó, hướng dẫn cán bộ cách đặt yêu cầu rõ ràng cho Hermes Agent. Cuối cùng, thiết lập nguyên tắc kiểm duyệt: AI tạo bản nháp, cán bộ chịu trách nhiệm rà soát, lãnh đạo phê duyệt theo thẩm quyền.

AI trong hành chính công nên được nhìn như một trợ lý tăng năng suất và chuẩn hóa tri thức, không phải 1 cơ chế thay thế trách nhiệm công vụ.

Khi cần xây dựng bộ tình huống ứng dụng, quy trình mẫu, prompt mẫu và tài liệu tập huấn ngắn gọn cho cán bộ, TS. Nguyễn Trung Hòa và AIHanhChinhCong.vn có thể đồng hành cùng các đơn vị theo hướng thực tế: chọn việc quen thuộc, triển khai nhanh, kiểm soát rủi ro và đo được hiệu quả.

Hermes Agent trở nên hữu ích trong hành chính công khi được đặt đúng vị trí: một trợ lý hỗ trợ công việc quen thuộc, giúp cán bộ tạo bản nháp nhanh hơn, tóm tắt rõ hơn, theo dõi tiến độ tốt hơn và tái sử dụng tri thức hiệu quả hơn. Mười tình huống nêu trên cho thấy AI không nhất thiết phải bắt đầu từ các dự án lớn hay thuật ngữ phức tạp. AI có thể bắt đầu từ một công văn, một checklist, một báo cáo tuần hoặc một lời nhắc việc đúng lúc.

Điều quan trọng nhất là triển khai có kiểm soát. Mỗi đầu ra của AI cần được con người rà soát, mỗi dữ liệu đầu vào cần tuân thủ quy định bảo mật, và mỗi quy trình mới cần gắn với trách nhiệm cụ thể. Khi làm đúng, Hermes Agent không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần hình thành văn hóa làm việc dựa trên chuẩn hóa, học hỏi và phục vụ người dân tốt hơn.

TS. Nguyễn Trung Hòa

Tài liệu tham khảo

[1] Nous Research. (2026). Hermes Agent Documentation. Hermes Agent. https://hermes-agent.nousresearch.com/docs/

[2] Nous Research. (2026, May 7). Hermes Agent v0.13.0 Release. GitHub. https://github.com/NousResearch/hermes-agent/blob/main/RELEASE_v0.13.0.md

[3] Lushbinary Team. (2026, April 7). Hermes Agent Developer Guide: Setup, Architecture, Skills & Self-Improving AI. Lushbinary. https://lushbinary.com/blog/hermes-agent-developer-guide-setup-skills-self-improving-ai/