21/06/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Sau khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp vận hành, một câu hỏi rất thực tế xuất hiện ở nhiều xã, phường, đặc khu: nếu dùng NotebookLM để xây Sổ tay pháp lý AI thì nên tạo bao nhiêu notebook? Tạo ít quá thì mỗi sổ bị “quá tải”, văn bản nhiều lĩnh vực trộn vào nhau, AI dễ trả lời nhiễu. Tạo nhiều quá thì cán bộ không biết hỏi ở đâu, người quản trị không đủ sức cập nhật, hệ thống nhanh chóng biến thành một “rừng notebook” khó kiểm soát.
Hướng tiếp cận hợp lý không phải là “mỗi luật một sổ”, cũng không phải “mỗi phòng một sổ” một cách máy móc. Cách chia nên bám theo logic vận hành của chính quyền cấp xã: nền tảng thẩm quyền, điều hành nội bộ, thủ tục hành chính, kinh tế – tài chính, đất đai – hạ tầng – môi trường, văn hóa – xã hội và nhóm giám sát – kiểm tra – xử lý rủi ro. Đây là 07 nhóm việc đủ rộng để bao quát phần lớn nghiệp vụ, nhưng vẫn đủ hẹp để cán bộ hỏi đúng nơi, AI truy xuất đúng nguồn và người quản trị cập nhật được.
Vì sao không nên tạo quá nhiều notebook?
NotebookLM là công cụ mạnh khi nguồn được tổ chức rõ. Google giới thiệu NotebookLM như một trợ lý nghiên cứu dựa trên nguồn người dùng tải lên, có khả năng trả lời dựa trên tài liệu được cung cấp và hiển thị trích dẫn để người dùng kiểm chứng. Tuy nhiên, chính cơ chế “trả lời theo nguồn” này cũng đặt ra yêu cầu rất cao về thiết kế nguồn: nguồn càng lẫn lộn, câu hỏi càng chung chung, khả năng truy xuất nhầm ngữ cảnh càng tăng.
Với cấp xã/phường, rủi ro này lớn hơn môi trường học thuật hoặc doanh nghiệp thông thường. Một câu trả lời sai về thẩm quyền, thời hạn, biểu mẫu, căn cứ ban hành văn bản hoặc đầu mối xử lý có thể dẫn tới hướng dẫn sai cho người dân, tham mưu sai cho lãnh đạo, hoặc phát sinh khiếu nại. Vì vậy, số lượng notebook không nên được quyết định theo cảm tính, mà phải dựa trên ba tiêu chí: phạm vi nghiệp vụ, nhóm người dùng và khả năng cập nhật.
Nếu toàn bộ văn bản pháp lý của xã/phường được đưa vào một notebook duy nhất, người dùng có cảm giác tiện vì “hỏi gì cũng ở một chỗ”. Nhưng sau một thời gian, sổ này sẽ chứa đủ loại tài liệu: luật tổ chức chính quyền, hộ tịch, chứng thực, đất đai, ngân sách, đầu tư công, an sinh, tôn giáo, xử phạt vi phạm hành chính, tiếp công dân. Khi đó, một câu hỏi như “việc này xã có thẩm quyền không?” có thể cần đối chiếu nhiều lớp văn bản khác nhau. Nếu không phân vùng nguồn, AI có thể trích đúng một đoạn văn bản nhưng lại sai bối cảnh áp dụng.
Ngược lại, nếu tạo quá nhiều notebook theo từng luật, từng nghị định, từng loại hồ sơ, hệ thống sẽ khó dùng. Cán bộ một cửa không thể nhớ hàng chục sổ để hỏi. Văn phòng không thể cập nhật thủ công quá nhiều nơi. Lãnh đạo cũng khó có cái nhìn tổng hợp khi cần xử lý nhanh. Vì vậy, mô hình 07 sổ lõi là điểm cân bằng: đủ để phân chia rủi ro, nhưng không quá nhiều để gây rối vận hành.
07 Sổ tay pháp lý NotebookLM lõi giúp xã/phường tổ chức nguồn pháp lý vừa đủ dùng, dễ hỏi, dễ cập nhật và giảm rủi ro trả lời sai
Nguyên tắc chia 07 sổ: chia theo việc, không chia theo văn bản
Sai lầm phổ biến khi xây Sổ tay pháp lý AI là bắt đầu bằng danh mục văn bản. Cách làm đúng hơn là bắt đầu từ câu hỏi nghiệp vụ: cán bộ xã/phường thường phải xử lý nhóm việc nào, ai là người hỏi, câu trả lời cần phục vụ quyết định gì và rủi ro pháp lý nằm ở đâu. Từ đó mới xác định nguồn cần đưa vào từng notebook.
Một notebook tốt phải có “ranh giới nghiệp vụ”. Ví dụ, Sổ tay đất đai – xây dựng – môi trường có thể bao gồm đất đai, quy hoạch, xây dựng, giao thông, môi trường, nông nghiệp, phòng chống thiên tai vì đây là nhóm việc thường gắn với không gian lãnh thổ, hạ tầng và quản lý tài nguyên tại cơ sở. Nhưng không nên đưa hộ tịch hoặc giáo dục vào sổ này, dù cùng là văn bản cấp xã phải xử lý. Ranh giới nghiệp vụ càng rõ, AI càng dễ truy xuất đúng.
Mỗi sổ cũng cần có “chủ sở hữu nghiệp vụ”. Sổ về thủ tục hành chính nên do Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc bộ phận một cửa phối hợp văn phòng quản trị. Sổ về kinh tế – tài chính nên có đầu mối kế toán – ngân sách và phòng kinh tế. Sổ về giám sát, tiếp công dân, khiếu nại – tố cáo, xử lý vi phạm hành chính cần sự tham gia của lãnh đạo UBND, tư pháp, tiếp công dân và bộ phận kiểm tra. Nếu không có chủ sở hữu, notebook rất dễ bị bỏ quên sau giai đoạn khởi tạo.
Bộ khung 07 Sổ tay pháp lý NotebookLM lõi cho xã/phường
Bảng dưới đây là khung 07 notebook mẫu có thể dùng ngay cho UBND cấp xã, phường, đặc khu. Mỗi sổ được thiết kế theo logic: tên sổ, nhóm người dùng chính, mục tiêu thực chiến và danh mục nguồn ban đầu nên chuẩn bị. Danh mục nguồn chỉ là khung khởi tạo; khi triển khai thực tế, từng địa phương cần bổ sung văn bản của tỉnh/thành phố, quy trình nội bộ, biểu mẫu và tài liệu chuyển tiếp đang áp dụng.
| Mã sổ | Tên notebook lõi | Nhóm sử dụng chính | Mục tiêu thực chiến | Danh mục nguồn ban đầu nên đưa vào |
|---|---|---|---|---|
| Sổ 01 | Sổ tay nền tảng chính quyền địa phương 2 cấp và thẩm quyền cấp xã | Lãnh đạo Đảng ủy, HĐND, UBND, Văn phòng, cán bộ pháp chế | Trả lời câu hỏi “việc này nay thuộc cấp nào, cơ quan nào, ai ký, căn cứ nào?” | Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025; cẩm nang/hướng dẫn về chính quyền cấp xã; nghị định, quyết định, hướng dẫn về phân quyền, phân cấp, ủy quyền, phân định thẩm quyền; văn bản chuyển tiếp sau 01/7/2025; bảng mapping nhiệm vụ trước đây – hiện nay |
| Sổ 02 | Sổ tay điều hành HĐND – UBND – Văn phòng – Tư pháp – Hộ tịch – Văn thư | Văn phòng HĐND&UBND, tư pháp – hộ tịch, văn thư, lãnh đạo UBND | Hỗ trợ soạn thảo, kiểm tra căn cứ, chuẩn hóa quy trình tham mưu và ban hành văn bản | Quy chế làm việc của HĐND, UBND; quy định về ban hành văn bản quy phạm pháp luật; văn bản về hộ tịch, chứng thực, hòa giải ở cơ sở; văn thư, lưu trữ; quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản; mẫu tờ trình, quyết định, thông báo, giấy mời |
| Sổ 03 | Sổ tay thủ tục hành chính và Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã | Trung tâm phục vụ HCC, bộ phận một cửa, công chức chuyên môn | Trả lời nhanh hồ sơ gồm gì, ai xử lý, thời hạn bao lâu, trả kết quả thế nào | Danh mục TTHC thuộc thẩm quyền cấp xã; quy trình nội bộ; quy trình liên thông; biểu mẫu; phí, lệ phí; thời hạn xử lý; hướng dẫn số hóa hồ sơ; kịch bản hỏi – đáp thường gặp của người dân |
| Sổ 04 | Sổ tay kinh tế – tài chính – ngân sách – đầu tư – đăng ký kinh doanh cấp xã | Phòng Kinh tế, kế toán – ngân sách, lãnh đạo UBND | Hỗ trợ lập kế hoạch, dự toán, quyết toán, quản lý nguồn lực và hỗ trợ kinh tế địa phương | Văn bản về ngân sách nhà nước; đầu tư công; quản lý tài chính, tài sản công; đăng ký hộ kinh doanh; hợp tác xã; chương trình mục tiêu; đấu thầu, mua sắm công; biểu mẫu dự toán, quyết toán, báo cáo tài chính |
| Sổ 05 | Sổ tay đất đai – xây dựng – đô thị/hạ tầng – tài nguyên môi trường – nông nghiệp | Phòng Kinh tế hoặc Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị; công chức địa chính, xây dựng, môi trường | Xác định điều kiện, trình tự, thẩm quyền xử lý các việc “nóng” nhất ở cơ sở | Văn bản về đất đai, quy hoạch, xây dựng, trật tự xây dựng, giao thông, cấp thoát nước, môi trường, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, phòng chống thiên tai; quy trình xác nhận, kiểm tra hiện trạng; phiếu kiểm tra thẩm quyền |
| Sổ 06 | Sổ tay văn hóa – xã hội – nội vụ – giáo dục – y tế – an sinh – dân tộc, tôn giáo | Phòng Văn hóa – Xã hội, công chức nội vụ, giáo dục, y tế, an sinh | Hỗ trợ xử lý nhóm việc rộng, nhiều văn bản, dễ nhầm thẩm quyền sau sắp xếp | Văn bản về tổ chức cán bộ, công chức cấp xã; giáo dục mầm non, tiểu học, THCS; y tế cơ sở; người có công; bảo trợ xã hội; giảm nghèo; lao động; văn hóa, thể thao; thông tin, truyền thông; dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo; chuyển đổi số cơ sở |
| Sổ 07 | Sổ tay giám sát, kiểm tra, tiếp công dân, khiếu nại – tố cáo, xử lý vi phạm hành chính, phòng chống tham nhũng | Thường trực HĐND, UBND, thanh tra/kiểm tra, tiếp công dân, tư pháp | Hỗ trợ xử lý tình huống rủi ro, lập hồ sơ đúng quy trình, tránh sai thẩm quyền | Luật và văn bản hướng dẫn về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, giám sát của HĐND, trách nhiệm giải trình; mẫu biên bản, quyết định xử phạt, phiếu phân loại đơn |
Điểm quan trọng của bảng này là mỗi sổ đều có mục tiêu thực chiến riêng. Sổ 01 không nhằm trả lời mọi câu hỏi pháp luật, mà tập trung vào “bản đồ thẩm quyền”. Sổ 03 không phải kho luật chung, mà là cẩm nang vận hành một cửa. Sổ 05 là nơi xử lý các lĩnh vực dễ phát sinh tranh chấp và nhạy cảm nhất ở cơ sở. Sổ 07 là “vùng kiểm soát rủi ro” cho các tình huống khiếu nại, tố cáo, xử phạt và trách nhiệm giải trình.
Có nên tạo Sổ 08 không?
Khung 07 sổ lõi là cấu hình mặc định. Tuy nhiên, một số địa phương có đặc thù rất rõ như phường đô thị lớn, xã biên giới, xã hải đảo, đặc khu hoặc địa bàn có yêu cầu quốc phòng – an ninh, quản lý dân cư, du lịch, cảng biển, cửa khẩu, khu công nghiệp. Khi đó, có thể tạo thêm Sổ 08 – Sổ tay đặc thù đô thị, hải đảo, biên giới, đặc khu, quốc phòng – an ninh cơ sở.
Điều cần lưu ý là Sổ 08 chỉ nên tạo khi thật sự có nhu cầu nghiệp vụ riêng. Nếu địa phương không có đặc thù, việc tạo thêm sổ sẽ làm phình hệ thống và tăng gánh nặng cập nhật. Nguyên tắc ở đây là “đặc thù thì tách riêng, phổ biến thì giữ trong 07 sổ lõi”. Cách làm này giúp hệ thống vừa linh hoạt, vừa tránh biến NotebookLM thành nơi gom mọi tài liệu không biết để đâu.
Mỗi notebook nên có 04 lớp nguồn
Để 07 sổ lõi vận hành ổn định, mỗi notebook không nên chỉ là danh sách file PDF. Mỗi sổ cần được tổ chức theo 04 lớp nguồn. Lớp thứ nhất là văn bản nền tảng như luật, nghị quyết, nghị định, thông tư. Lớp thứ hai là văn bản về thẩm quyền như phân quyền, phân cấp, ủy quyền, chuyển tiếp nhiệm vụ từ cấp huyện cũ sang cấp tỉnh hoặc cấp xã. Lớp thứ ba là văn bản địa phương hóa như nghị quyết HĐND tỉnh, quyết định UBND tỉnh, quy trình nội bộ, quy chế phối hợp. Lớp thứ tư là tài liệu thao tác như biểu mẫu, checklist, tình huống hỏi – đáp, sơ đồ luồng xử lý.
Bốn lớp này giúp AI không chỉ biết “văn bản nói gì”, mà còn biết “ở địa phương này áp dụng thế nào”. Đây là khác biệt cốt lõi giữa một kho tài liệu và một Sổ tay pháp lý AI. Khi cán bộ hỏi “hồ sơ này xã có được giải quyết không?”, AI cần truy xuất cả quy định chung, quy định thẩm quyền, văn bản địa phương và biểu mẫu thực hiện. Nếu thiếu một trong bốn lớp, câu trả lời có thể đúng về lý thuyết nhưng khó dùng trong thực tế.
Tệp “00_Hướng dẫn sử dụng” là bắt buộc, không phải phụ trợ
Trong từng notebook, nên đặt một tài liệu đầu tiên với tên thống nhất, ví dụ: 00_HUONG_DAN_SU_DUNG_SO_TAY_PHAP_LY_SO_03_TTHC_CAP_XA.docx. Đây là tài liệu mô tả phạm vi sổ, nhóm người dùng, danh sách nguồn, cách đặt câu hỏi, cách đọc trích dẫn, cách xử lý khi nguồn mâu thuẫn và những tình huống AI phải khuyến nghị xin ý kiến người có thẩm quyền.
Tệp này có vai trò như “luật chơi” của notebook. Nếu không có hướng dẫn, mỗi cán bộ sẽ hỏi một kiểu, AI trả lời theo cách khác nhau, người quản trị khó đánh giá chất lượng. Với tệp hướng dẫn, cùng một hệ thống có thể vận hành thống nhất hơn: câu hỏi về hồ sơ thì yêu cầu AI trả lời theo thành phần hồ sơ, thời hạn, đầu mối xử lý; câu hỏi về thẩm quyền thì yêu cầu AI nêu rõ căn cứ và cảnh báo nếu chưa đủ nguồn.
Quy trình khởi tạo 07 notebook mẫu
Khi triển khai thực tế, UBND cấp xã/phường/đặc khu có thể bắt đầu bằng một quy trình gọn. Trước hết, văn phòng phối hợp với cán bộ pháp chế hoặc tư pháp lập danh mục nguồn chuẩn cho từng sổ. Danh mục này cần ghi rõ tên văn bản, số hiệu, ngày ban hành, ngày hiệu lực, tình trạng hiệu lực, lĩnh vực, nhóm thẩm quyền và người cập nhật. Đây là bảng kiểm soát nguồn, không chỉ là danh sách file.
Tiếp theo, tổ chuyển đổi số tạo 07 notebook theo đúng tên thống nhất. Mỗi notebook cần có tệp hướng dẫn sử dụng, nhóm văn bản nền tảng, nhóm văn bản thẩm quyền, nhóm văn bản địa phương hóa và nhóm biểu mẫu. Sau khi tải nguồn, không nên đưa vào dùng ngay. Mỗi sổ cần có một bộ câu hỏi kiểm thử từ 10–30 câu, tập trung vào các tình huống cán bộ thường gặp.
Sau cùng, lãnh đạo hoặc đầu mối nghiệp vụ nên phê duyệt phạm vi sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng vì AI pháp lý không thay thế quyết định hành chính. NotebookLM có thể giúp tra cứu, tóm tắt, đối chiếu, gợi ý quy trình và cảnh báo rủi ro; nhưng trách nhiệm ký văn bản, giải quyết hồ sơ, trả lời công dân vẫn thuộc về người có thẩm quyền.
Một số câu hỏi mẫu để kiểm thử từng sổ
Bộ câu hỏi kiểm thử giúp xác định notebook có “dùng được” hay mới chỉ “có dữ liệu”. Với Sổ 01, câu hỏi nên tập trung vào thẩm quyền: việc này thuộc cấp xã hay cấp tỉnh, ai ký, căn cứ nào, có chuyển tiếp sau 01/7/2025 không. Với Sổ 03, câu hỏi nên tập trung vào hồ sơ, thời hạn, phí/lệ phí, cách trả kết quả. Với Sổ 05, câu hỏi nên kiểm tra điều kiện, trình tự, hiện trạng, phối hợp chuyên môn và rủi ro nhầm thẩm quyền.
Một nguyên tắc quan trọng là không chỉ test câu hỏi dễ. Cần test cả câu hỏi “gài rủi ro”, ví dụ: “Văn bản cũ ghi UBND huyện thì hiện nay xã có được áp dụng không?”, “Nếu hai nguồn có hướng dẫn khác nhau thì xử lý thế nào?”, “Trường hợp này có cần xin ý kiến cấp tỉnh không?”. Những câu hỏi này giúp phát hiện sớm nguy cơ AI trả lời quá tự tin khi nguồn chưa đủ.
Từ bộ khung đến triển khai thực tế
Bộ khung 07 Sổ tay pháp lý NotebookLM lõi là điểm khởi đầu. Tuy nhiên, để vận hành thật sự, mỗi địa phương cần chuẩn hóa nguồn, viết tệp hướng dẫn sử dụng chuyên sâu, xây bộ câu hỏi kiểm thử, phân công người cập nhật và thiết lập quy chế dùng AI trong nghiệp vụ. Nếu cần đồng hành thiết kế bộ notebook mẫu, chuẩn hóa danh mục nguồn, xây prompt sử dụng và tập huấn cán bộ, TS. Nguyễn Trung Hòa sẵn sàng hỗ trợ theo hướng thực hành, an toàn, bám sát nghiệp vụ hành chính công Việt Nam và phù hợp đặc thù của từng địa phương.
Cấp xã, phường, đặc khu không cần một hệ thống notebook thật nhiều để chứng minh chuyển đổi số. Điều cần hơn là một cấu trúc vừa đủ, rõ phạm vi, có người quản trị, có nguồn được kiểm soát và có cách hỏi thống nhất. Mô hình 07 Sổ tay pháp lý NotebookLM lõi giúp giải quyết đúng bài toán này: không quá ít để gây nhiễu, không quá nhiều để khó quản lý.
Nếu triển khai đúng, 07 sổ này sẽ trở thành “bộ nhớ pháp lý có tổ chức” của UBND cấp xã/phường/đặc khu. Cán bộ biết hỏi ở đâu. Lãnh đạo có công cụ kiểm tra nhanh trước khi quyết định. Bộ phận một cửa trả lời thống nhất hơn. Người quản trị có cơ sở cập nhật nguồn. Và quan trọng nhất, AI pháp lý được đặt đúng vị trí: một trợ lý bám nguồn, hỗ trợ giảm sai sót nghiệp vụ, chứ không phải người thay thế thẩm quyền hành chính.
