08/12/2025 – (AIHanhChinhCong.vn) – Áp lực cải cách hành chính và yêu cầu xây dựng Chính phủ số, chính quyền số đang đặt lên vai đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức một trọng trách to lớn. Đặc biệt, sau thời điểm ngày 1/7/2025, khi cơ cấu hành chính có sự thay đổi lớn với việc sắp xếp lại các đơn vị cấp huyện, khối lượng công việc dồn về cấp tỉnh và cấp xã cùng các đơn vị chuyên môn (Sở, Ban, Ngành) là vô cùng lớn. Trong bối cảnh đó, Trí tuệ nhân tạo (AI) không chỉ là xu hướng, mà là công cụ sinh tồn để giải quyết bài toán “làm nhiều việc hơn với ít nhân lực hơn”.
Dựa trên những phân tích sắc bén từ Mona Mourshed – CEO của Generation về cách các nhà lãnh đạo triển khai AI hiệu quả, bài viết này sẽ cụ thể hóa thành 4 bước đi chiến lược, mang tính “cầm tay chỉ việc” dành riêng cho khối hành chính công tại Việt Nam. Đây là kim chỉ nam để các lãnh đạo Sở, Ban, Ngành và chính quyền địa phương biến AI thành trợ thủ đắc lực trong năm 2026.
1. Xuất phát từ “điểm nghẽn” của quy trình thủ tục, không chạy theo công nghệ
Một thực trạng đáng lo ngại tại nhiều cơ quan nhà nước là tư duy “mua sắm trước, sử dụng sau“. Nhiều đơn vị vội vã đầu tư các hệ thống phần mềm AI đắt tiền hoặc các gói ChatGPT Plus cho cán bộ nhưng không biết áp dụng vào việc gì, dẫn đến lãng phí ngân sách công và sự hoài nghi về hiệu quả chuyển đổi số.
Theo các chuyên gia, chìa khóa thành công nằm ở việc đảo ngược quy trình: Đừng hỏi AI làm được gì, hãy hỏi đơn vị chúng ta đang tắc nghẽn ở đâu?
Hướng dẫn thực hành cho Lãnh đạo:
Hãy nhìn vào bộ phận “Một cửa” hoặc các phòng ban chuyên môn và đặt câu hỏi: “Quy trình nào đang tiêu tốn nhiều giờ làm việc nhất nhưng giá trị gia tăng thấp?”.
-
Ví dụ 1: Tại UBND cấp xã, cán bộ tư pháp – hộ tịch mất 4 tiếng mỗi ngày chỉ để trả lời cùng một bộ câu hỏi về thủ tục khai sinh, kết hôn cho người dân.
-
Giải pháp: Lúc này, nhu cầu thực tế mới phát sinh. Cần một Chatbot AI hoặc một hệ thống trả lời tự động dựa trên dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật để hỗ trợ người dân 24/7.
-
Ví dụ 2: Tại cấp Sở, chuyên viên văn phòng mất cả ngày để tổng hợp báo cáo từ hàng chục đơn vị trực thuộc với định dạng lộn xộn.
-
Giải pháp: Sử dụng AI để tóm tắt văn bản, trích xuất dữ liệu tự động từ các báo cáo này.
Khi xuất phát từ “nỗi đau” thực tế của cán bộ, việc triển khai AI sẽ được đón nhận như một giải pháp giải phóng sức lao động, thay vì một nhiệm vụ áp đặt từ trên xuống.
2. Thiết lập “hàng rào bảo vệ” (Guardrails) cho dữ liệu nhà nước
Mối quan tâm hàng đầu của khối hành chính công là an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước. Việc cán bộ tự ý sử dụng các công cụ AI miễn phí trên mạng (Shadow AI) để soạn thảo văn bản, xử lý số liệu thống kê tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu cực cao.
Lãnh đạo các đơn vị cần chủ động thiết lập các quy chế, “hàng rào kỹ thuật” và nguyên tắc ứng dụng AI ngay từ đầu. Bảo mật không có nghĩa là cấm đoán, mà là tạo ra hành lang an toàn để cán bộ yên tâm tác nghiệp.
Các bước thiết lập quy trình an toàn:
-
Phân loại dữ liệu: Quy định rõ danh mục tài liệu nào là “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” tuyệt đối không được đưa lên các nền tảng AI công cộng. Dữ liệu nào là thông tin công khai (thủ tục hành chính, văn bản chỉ đạo điều hành thông thường) có thể sử dụng AI để xử lý.
-
Nguyên tắc “Con người trong vòng lặp” (Human-in-the-loop): Mọi văn bản, dự thảo nghị quyết, báo cáo do AI hỗ trợ soạn thảo bắt buộc phải qua sự kiểm duyệt, biên tập và chịu trách nhiệm cuối cùng của cán bộ chuyên môn. Tuyệt đối không sao chép nguyên văn (copy-paste) kết quả từ AI vào văn bản hành chính mà không qua thẩm định.
-
Kiểm chứng thông tin: Cán bộ phải có kỹ năng đối chiếu thông tin AI cung cấp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành (Luật, Nghị định, Thông tư) để đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý.
Quy trình bảo mật thông tin khi ứng dụng AI trong cơ quan nhà nước năm 2026
3. Trao quyền cho những “Hạt nhân đổi mới” (Internal Champions)
Trong bất kỳ cơ quan nào, từ Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên đến các Sở chuyên môn, luôn có những cá nhân nhạy bén với công nghệ. Họ có thể là những đoàn viên thanh niên trẻ, hoặc những chuyên viên lâu năm ham học hỏi. Đây chính là nguồn lực quý giá nhất để lan tỏa chuyển đổi số.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các chuyên gia tư vấn bên ngoài, lãnh đạo cần phát hiện và bồi dưỡng nhóm “hạt nhân” này.
Chiến lược “Vết dầu loang”:
-
Nhận diện: Tìm kiếm những cán bộ đang âm thầm sử dụng AI để hoàn thành công việc nhanh hơn đồng nghiệp.
-
Tạo diễn đàn: Tổ chức các buổi sinh hoạt chuyên đề, hội thảo nội bộ quy mô nhỏ. Hãy để chính những “hạt nhân” này đứng lên chia sẻ: “Tôi đã dùng AI để soạn bài phát biểu cho lãnh đạo trong 15 phút như thế nào?” hay “Cách tôi dùng AI để phân tích số liệu kinh tế xã hội của tỉnh”.
-
Khích lệ: Đưa tiêu chí sáng kiến ứng dụng công nghệ vào bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.
Sự chia sẻ từ đồng nghiệp (peer-to-peer) luôn mang tính thuyết phục và thực tiễn cao hơn lý thuyết suông. Khi thấy đồng nghiệp làm được và giảm bớt việc, những cán bộ khác sẽ tự động học theo.
4. Coi AI là công cụ “nhân bản năng lực công vụ” (Talent Multiplier)
Tâm lý lo ngại AI sẽ thay thế con người, dẫn đến tinh giản biên chế là rào cản lớn nhất trong tư tưởng của cán bộ, công chức. Nhiệm vụ chính trị của người đứng đầu là làm công tác tư tưởng, khẳng định rõ: AI không thay thế cán bộ, nhưng cán bộ biết dùng AI sẽ thay thế cán bộ không biết dùng.
AI sinh ra để đảm nhận những phần việc nhàm chán, lặp lại và tốn thời gian, giúp cán bộ tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi mang tính “phục vụ nhân dân”.
Phân tích giá trị thực tế:
-
Trước đây: Một chuyên viên tiếp công dân mất hàng giờ để ghi chép biên bản cuộc họp, gỡ băng ghi âm thủ công.
-
Với sự hỗ trợ của AI: AI hỗ trợ chuyển đổi giọng nói thành văn bản (Speech-to-text), tóm tắt nội dung chính và trích xuất các ý kiến chỉ đạo chỉ trong vài phút.
-
Giá trị gia tăng: Thời gian tiết kiệm được, chuyên viên dành để nghiên cứu hồ sơ, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của người dân và tham mưu các chính sách an sinh xã hội sát sườn hơn.
Như vậy, AI đóng vai trò là “Trợ lý ảo” giúp nhân bản năng suất làm việc, nâng cao chất lượng tham mưu và thực thi công vụ, hướng tới một nền hành chính phục vụ, chuyên nghiệp và hiện đại.
Giải pháp đồng hành cùng AIHanhChinhCong.vn
Để hiện thực hóa 4 chiến lược trên một cách bài bản, an toàn và hiệu quả, các cơ quan, đơn vị cần một lộ trình tư vấn và đào tạo chuyên sâu. AIHanhChinhCong.vn tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp AI chuyên biệt cho khu vực công.
Chúng tôi hiểu rõ đặc thù của hệ thống chính trị và hành chính Việt Nam. Do đó, các chương trình của chúng tôi không dạy công cụ máy móc, mà tập trung vào:
-
Đào tạo tư duy cốt lõi: Giúp lãnh đạo và cán bộ hình thành tư duy chọn và sử dụng AI đúng đắn, xây dựng kỹ năng giao tiếp với AI linh hoạt để xử lý các văn bản hành chính, nghị quyết, tờ trình… mà không phụ thuộc vào các mẫu câu lệnh (prompt) cứng nhắc.
-
Quy trình hóa “Trợ lý AI”: Tư vấn xây dựng quy trình làm việc với Trợ lý AI cá nhân hóa cho từng vị trí: Trợ lý soạn thảo văn bản, Trợ lý phân tích dữ liệu, Trợ lý tuyên giáo… đảm bảo tuân thủ quy định bảo mật.
-
Tích hợp hệ sinh thái Google: Hướng dẫn ứng dụng các công cụ tiên tiến như Gemini, NotebookLM, Google AI Studio vào quy trình công việc hàng ngày để tối ưu hóa vận hành với chi phí thấp nhất.
Đừng để đơn vị của bạn tụt hậu trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia. Hãy trang bị cho đội ngũ cán bộ “vũ khí” công nghệ sắc bén để tự tin hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
