04/12/2025 – (AIHanhChinhCong.vn) – Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước đang diễn ra mạnh mẽ, đặc biệt là sau khi bộ máy hành chính được tinh gọn với việc xóa bỏ cấp huyện từ tháng 7/2025, khối lượng công việc dồn về cấp xã và cấp tỉnh là vô cùng lớn. Áp lực xử lý văn bản, tổng hợp số liệu và báo cáo định kỳ đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải trang bị cho mình những công cụ số đắc lực. Dựa trên những cập nhật công nghệ mới nhất từ Google, hai tính năng đang được thử nghiệm là Projects (Dự án) và Scheduled Actions (Tác vụ được lên lịch) trên Gemini được dự báo sẽ trở thành công cụ hỗ trợ “không thể thiếu” cho nền hành chính số năm 2026.
Bài viết này sử dụng công thức PAS (Problem – Agitation – Solution) để phân tích và hướng dẫn chi tiết cách áp dụng công nghệ này vào thực tiễn công vụ, giúp các lãnh đạo Bộ, Sở, Ban, Ngành và cán bộ địa phương làm chủ quy trình làm việc mới.
1. Vấn đề: Sự quá tải trong xử lý thông tin và tính rời rạc của dữ liệu công vụ
Problem (Vấn đề): Hiện nay, nhiều cán bộ sử dụng AI như một công cụ tra cứu tức thời: Cần soạn thảo một Công văn thì mở AI lên hỏi, cần tóm tắt một Nghị quyết thì dán văn bản vào. Tuy nhiên, AI thường “quên” bối cảnh của cơ quan, đơn vị sau khi tắt đoạn chat, hoặc trả lời sai lệch do không nắm được các văn bản quy phạm pháp luật đặc thù của địa phương hay Bộ ngành (như Bộ Nông nghiệp và Môi trường hay Bộ Nội vụ sau sáp nhập).
Agitation (Khai thác nỗi đau): Điều này dẫn đến việc cán bộ phải mất thời gian nhập liệu lặp đi lặp lại (Prompts). Nguy hiểm hơn, việc không có cơ chế quản lý lịch trình khiến các báo cáo định kỳ dễ bị bỏ sót hoặc thực hiện muộn, ảnh hưởng đến chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) và chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI) của địa phương. Khi khối lượng công việc tại cấp xã tăng lên do sáp nhập nhiệm vụ từ cấp huyện cũ, việc làm thủ công không còn khả thi.
Solution (Giải pháp): Tính năng Projects (tạo không gian làm việc chuyên biệt) và Scheduled Actions (tự động hóa tác vụ) của Gemini chính là giải pháp công nghệ giúp giải quyết triệt để bài toán này.
2. Gemini Projects: Xây dựng kho dữ liệu chuyên môn cho từng lĩnh vực quản lý
Theo thông tin kỹ thuật, Google đang phát triển tính năng “Projects”, cho phép người dùng tạo các môi trường làm việc riêng biệt. Đối với hành chính công, đây có thể coi là các “Tủ hồ sơ số” thông minh.
Tại sao Projects quan trọng với Cán bộ, Công chức?
Thay vì một đoạn chat hỗn độn, bạn có thể tạo các Project riêng biệt như: “Dự án Luật Đất đai sửa đổi”, “Công tác Dân vận 2026”, hay “Soạn thảo văn bản hành chính”. Trong mỗi Project, bạn có thể tải lên các tài liệu nguồn (văn bản luật, quy chế làm việc cơ quan) để AI chỉ trả lời dựa trên các dữ liệu chuẩn xác đó.
Hướng dẫn thực hành: Tạo “Trợ lý Chuyên viên Sở Nông nghiệp và Môi trường”
Giả sử bạn là Chuyên viên tại Sở Nông nghiệp và Môi trường (đơn vị mới sau sáp nhập), cần tham mưu kế hoạch ứng phó biến đổi khí hậu.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào (Input)
Dữ liệu hành chính cần tính chính xác tuyệt đối. Hãy chuẩn bị:
-
File 1 (PDF): Nghi_quyet_HDND_Tinh_ve_Moi_truong_2025.pdf (Căn cứ pháp lý địa phương).
-
File 2 (Docx): Du_thao_ke_hoach_quoc_gia_2026.docx (Định hướng trung ương).
-
File 3 (PDF): Mau_To_trinh_UBND.pdf (Quy chuẩn thể thức văn bản hành chính).
Bước 2: Thiết lập Project và Custom Instructions
Trong phần cài đặt Project (khi tính năng khả dụng), bạn thiết lập “nhân cách” cho AI:
-
Vai trò: Bạn là Chuyên viên cao cấp tham mưu lĩnh vực Môi trường, am hiểu Luật Bảo vệ Môi trường và tình hình thực tế tại địa phương.
-
Nhiệm vụ: Hỗ trợ soạn thảo Tờ trình, Kế hoạch và Báo cáo.
-
Nguyên tắc: Văn phong hành chính công vụ, trang trọng, ngắn gọn. Tuyệt đối tuân thủ thể thức trong file Mau_To_trinh_UBND.pdf. Không bịa đặt số liệu.
Bước 3: Vận hành công việc
Khi cần soạn thảo, bạn vào Project này và ra lệnh:
-
Lệnh thực thi: “Dựa trên Nghị quyết của HĐND Tỉnh đã cung cấp, hãy soạn thảo dự thảo Tờ trình gửi Ủy ban nhân dân Tỉnh về việc phê duyệt kinh phí xử lý rác thải sinh hoạt quý I/2026.”
Kết quả: AI sẽ trích xuất đúng căn cứ pháp lý từ file PDF bạn đã nạp, viết đúng mẫu Tờ trình của cơ quan nhà nước, giúp bạn giảm 80% thời gian soạn thảo thô.
3. Scheduled Actions: Tự động hóa chế độ báo cáo và giám sát thông tin
Chế độ thông tin báo cáo là nhiệm vụ bắt buộc trong cơ quan hành chính. Tính năng Scheduled Actions (Tác vụ đã lên lịch) cho phép thiết lập các lệnh tự động chạy vào thời điểm định trước, giúp cán bộ “quên đi nỗi lo quên báo cáo”.
Ứng dụng thực tiễn cho Lãnh đạo và Văn phòng UBND
Các Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo đơn vị thường xuyên cần nắm bắt thông tin báo chí hoặc tiến độ công việc của các bộ phận.
Hướng dẫn thực hành: Tự động hóa “Điểm tin báo chí buổi sáng”
Dành cho cán bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông (nay đã hợp nhất với Bộ Khoa học và Công nghệ trong Bộ Khoa học và Công nghệ mới – Lưu ý: Theo cấu trúc mới, chức năng báo chí chuyển về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, nhưng nhiệm vụ theo dõi thông tin vẫn cần thiết cho mọi cơ quan).
Kịch bản: Bạn cần một bản tổng hợp tin tức liên quan đến “Cải cách hành chính tại tỉnh nhà” vào 7:30 sáng mỗi ngày để trình Lãnh đạo trước giờ giao ban.
Bước 1: Thiết lập câu lệnh định thời (Prompting with Schedule)
-
Prompt: “Vào lúc 07:30 sáng hàng ngày, hãy rà soát các báo điện tử chính thống (Báo Chính phủ, Báo Nhân dân, Báo địa phương), tìm kiếm các bài viết mới nhất có từ khóa ‘[Tên tỉnh] + Cải cách hành chính’ hoặc ‘[Tên tỉnh] + Dịch vụ công’. Tổng hợp thành bản tin ngắn gồm: Tiêu đề, Link, Tóm tắt nội dung chính và Đánh giá sắc thái (Tích cực/Tiêu cực).”
Bước 2: Kiểm soát tác vụ trong Scheduled Actions
-
Truy cập menu Settings -> Scheduled Actions.
-
Tại đây, bạn sẽ thấy lịch trình báo cáo đang ở trạng thái “Pending” (Đang chờ) hoặc “Active” (Đang hoạt động).
-
Nếu Lãnh đạo đi công tác, bạn có thể bấm “Pause” (Tạm dừng) để không nhận báo cáo rác, sau đó “Resume” (Tiếp tục) khi cần thiết.
4. Kết hợp Projects và Scheduled Actions: Quy trình khép kín cho quản lý nhà nước
Sự kết hợp giữa hai tính năng này tạo nên sức mạnh thực sự cho công tác quản trị. Ví dụ tại Bộ Nội vụ (đã hợp nhất với Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội):
-
Project “An sinh xã hội”: Nạp dữ liệu về các hộ nghèo, cận nghèo và các chính sách trợ cấp mới nhất.
-
Scheduled Action: Lên lệnh: “Vào ngày 28 hàng tháng, hãy đối chiếu dữ liệu giải ngân thực tế (tôi sẽ tải lên file CSV vào ngày 27) với danh sách thụ hưởng trong Project. Tự động soạn thảo Báo cáo giám sát tình hình chi trả trợ cấp để gửi Lãnh đạo Bộ.”
Quy trình này đảm bảo tính minh bạch, chính xác và kịp thời – những yếu tố cốt lõi của nền hành chính phục vụ.
Ứng dụng Projects và Scheduled Actions hỗ trợ xử lý nghiệp vụ hành chính công
5. Nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức
Công cụ dù hiện đại đến đâu cũng chỉ phát huy tác dụng khi người sử dụng có tư duy đúng đắn. Trong bối cảnh Việt Nam không còn cấp hành chính huyện, trách nhiệm của cán bộ cấp xã và cấp tỉnh là rất lớn. Việc chỉ biết “copy” câu lệnh mẫu là không đủ.
Tại AIHanhChinhCong.vn, chúng tôi hướng tới việc trang bị năng lực số cốt lõi cho đội ngũ nhân sự khu vực công:
-
Tư vấn và đào tạo chuyển đổi số toàn diện: Hỗ trợ các đơn vị từ Bộ, Ngành đến chính quyền địa phương xây dựng lộ trình ứng dụng AI phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mới.
-
Đào tạo tư duy sử dụng AI: Thay vì học vẹt, chúng tôi hướng dẫn cán bộ hiểu cách AI xử lý ngôn ngữ, từ đó biết cách xây dựng các “Project” dữ liệu sạch, đảm bảo an toàn thông tin và bí mật nhà nước.
-
Giải pháp giao tiếp thông minh: Hướng dẫn kỹ năng ra lệnh (prompting) có tư duy hệ thống, giúp cán bộ tự tạo ra các trợ lý ảo phục vụ việc soạn thảo văn bản, phân tích chính sách và tương tác với người dân hiệu quả hơn.
Các tổ chức chính trị – xã hội như Mặt trận Tổ quốc, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên cũng cần được tập huấn để ứng dụng các công cụ này trong việc nắm bắt dư luận xã hội và quản lý đoàn viên, hội viên.
6. Kế hoạch hành động kiến nghị
Để chuẩn bị cho sự thay đổi công nghệ này vào năm 2026, các cơ quan, đơn vị cần:
-
Chuẩn hóa dữ liệu văn bản: Rà soát, phân loại và số hóa các văn bản quy phạm pháp luật, quy chế, báo cáo cũ thành các file định dạng chuẩn (PDF có thể tìm kiếm, Word) để sẵn sàng nạp vào Project.
-
Xác định quy trình cần tự động hóa: Lãnh đạo đơn vị cần chỉ đạo rà soát các đầu việc mang tính lặp lại (báo cáo tuần, điểm tin, tổng hợp số liệu) để áp dụng Scheduled Actions ngay khi khả dụng.
-
Đào tạo tập huấn: Tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng ứng dụng AI trong hành chính công cho cán bộ, công chức, viên chức.
Chuyển đổi số không chỉ là khẩu hiệu, mà phải bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong cách làm việc hàng ngày. Hãy biến công nghệ thành công cụ để phụng sự nhân dân tốt hơn.
