21/06/2026 – (AIHanhChinhCong.vn) – Khi cấp xã, phường, đặc khu bắt đầu dùng NotebookLM hoặc các công cụ AI tương tự để xây dựng Sổ tay pháp lý nội bộ, câu hỏi khó nhất không phải là “dùng công cụ nào”, mà là “ai chịu trách nhiệm để Sổ tay đó luôn đúng, đủ, mới và an toàn?”. Sau mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, cấp xã trở thành một cấp chính quyền trực tiếp gồm HĐND và UBND; đơn vị hành chính được tổ chức thành cấp tỉnh và cấp xã theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025. Trong bối cảnh đó, nếu Sổ tay pháp lý AI không có mô hình quản trị rõ ràng, công cụ rất dễ biến thành một kho hỏi – đáp hấp dẫn lúc đầu nhưng nhanh chóng lỗi thời, nhiễu nguồn và tiềm ẩn rủi ro nghiệp vụ.
Tài liệu đề xuất mô hình Sổ tay pháp lý AI cấp xã/phường đã nhấn mạnh rằng Sổ tay pháp lý AI không thể chỉ là thư mục lưu văn bản có AI đọc hộ. Nó phải là hệ thống quản trị tri thức pháp lý có phân quyền, cập nhật, kiểm soát hiệu lực, kiểm tra thẩm quyền và cảnh báo rủi ro trước khi cán bộ sử dụng kết quả để tham mưu hoặc xử lý hồ sơ. Vì vậy, bài viết này đề xuất một mô hình quản trị thực hành cho UBND xã/phường: có chủ sở hữu nghiệp vụ, có quản trị dữ liệu, có người kiểm duyệt pháp lý và có quy định rõ cho người dùng cuối.
Vì sao Sổ tay pháp lý AI cần quy chế vận hành?
Nhiều địa phương khi triển khai AI thường bắt đầu rất nhanh: tạo notebook, tải văn bản lên, chia sẻ cho cán bộ dùng thử. Giai đoạn đầu thường tạo cảm giác hiệu quả vì AI có thể tóm tắt văn bản, trả lời nhanh, gợi ý quy trình và hỗ trợ soạn thảo. NotebookLM cũng được Google mô tả là công cụ trả lời dựa trên nguồn người dùng cung cấp, có trích dẫn nguồn để tăng độ tin cậy và khả năng kiểm chứng.
Nhưng sau vài tháng, vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Văn bản mới được ban hành nhưng chưa ai cập nhật. Văn bản cũ đã hết hiệu lực nhưng vẫn nằm trong nguồn. Biểu mẫu thay đổi nhưng bộ phận một cửa vẫn hỏi theo mẫu cũ. Một số cán bộ thêm tài liệu riêng vào notebook mà không qua kiểm duyệt. Lãnh đạo hỏi AI để kiểm tra nhanh nhưng không biết câu trả lời dựa trên nguồn nào, cập nhật ngày nào, có được pháp chế rà soát chưa.
Đây chính là rủi ro “vô chủ” của AI trong hành chính công. OECD khi phân tích AI trong khu vực công cũng nhấn mạnh rằng AI có thể hỗ trợ năng suất, dịch vụ công và trách nhiệm giải trình, nhưng việc triển khai phải đi kèm cơ chế bảo đảm tin cậy, quản trị, kiểm soát rủi ro và năng lực con người. Với Sổ tay pháp lý AI cấp xã, quy chế vận hành không phải giấy tờ hình thức. Nó là “hàng rào an toàn” để xác định ai được thêm nguồn, ai kiểm tra hiệu lực, ai duyệt câu trả lời mẫu, ai xử lý khi AI trả lời sai và ai chịu trách nhiệm cập nhật định kỳ.
Bốn vai trò bắt buộc trong mô hình quản trị
Mô hình quản trị Sổ tay pháp lý AI cấp xã/phường nên đơn giản, dễ áp dụng, nhưng không được mơ hồ. Cốt lõi là phân vai theo trách nhiệm, không phân vai theo phong trào. Một người có thể kiêm nhiều vai ở địa phương nhỏ, nhưng mỗi vai vẫn phải được ghi rõ trong quy chế.
| Vai trò | Ai nên đảm nhiệm | Trách nhiệm chính | Không được làm |
|---|---|---|---|
| Chủ sở hữu nghiệp vụ | Lãnh đạo UBND phụ trách lĩnh vực hoặc trưởng phòng/bộ phận chuyên môn | Quyết định phạm vi sổ, nhóm nghiệp vụ, mục tiêu sử dụng, đầu mối chịu trách nhiệm | Không giao toàn bộ trách nhiệm cho cán bộ kỹ thuật |
| Quản trị dữ liệu | Tổ chuyển đổi số, văn phòng, cán bộ được phân công quản trị notebook | Chuẩn hóa tên file, metadata, danh mục nguồn, phân quyền truy cập, nhật ký cập nhật | Không tự thêm văn bản pháp lý chưa được kiểm duyệt |
| Người kiểm duyệt pháp lý | Công chức tư pháp – hộ tịch, pháp chế hoặc đầu mối được UBND phân công | Kiểm tra hiệu lực, thứ bậc pháp lý, thẩm quyền, mâu thuẫn nguồn, câu hỏi kiểm thử | Không để AI tự quyết định căn cứ cuối cùng |
| Người dùng cuối | Lãnh đạo, văn phòng, một cửa, phòng chuyên môn | Hỏi đúng sổ, đọc trích dẫn, kiểm tra căn cứ, không dùng AI thay quyết định hành chính | Không sao chép câu trả lời AI vào văn bản chính thức nếu chưa kiểm tra |
Bảng trên cho thấy quản trị AI không phải việc riêng của tổ chuyển đổi số. Tổ chuyển đổi số có thể vận hành kỹ thuật, nhưng không thể thay phòng chuyên môn xác định nghiệp vụ. Cán bộ pháp chế có thể kiểm tra căn cứ, nhưng không thể một mình cập nhật mọi nguồn dữ liệu. Người dùng cuối có thể khai thác AI hằng ngày, nhưng không được biến câu trả lời AI thành căn cứ pháp lý cuối cùng nếu chưa kiểm chứng.
Chủ sở hữu nghiệp vụ: người quyết định Sổ tay dùng để làm gì
Chủ sở hữu nghiệp vụ là vai trò quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ quên. Trong nhiều dự án chuyển đổi số, địa phương giao cho tổ công nghệ tạo công cụ, còn phòng chuyên môn chỉ “dùng thử”. Cách làm này khiến Sổ tay pháp lý AI thiếu mục tiêu nghiệp vụ rõ ràng. AI có thể trả lời nhiều thứ, nhưng không chắc phục vụ đúng việc cần xử lý ở xã/phường.
Với mỗi Sổ tay, chủ sở hữu nghiệp vụ phải trả lời ba câu hỏi. Thứ nhất, sổ này dùng cho nhóm việc nào: thủ tục hành chính, đất đai – xây dựng, văn hóa – xã hội, tiếp công dân hay điều hành nội bộ? Thứ hai, ai là người dùng chính: lãnh đạo, văn phòng, một cửa hay phòng chuyên môn? Thứ ba, kết quả AI được dùng ở mức nào: tham khảo nhanh, lập checklist, rà soát dự thảo hay hỗ trợ trả lời công dân?
Khi ba câu hỏi này được ghi thành quy chế, Sổ tay sẽ không bị dùng vượt phạm vi. Ví dụ, Sổ tay thủ tục hành chính có thể hỗ trợ trả lời hồ sơ gồm gì, thời hạn bao lâu, phí lệ phí thế nào. Nhưng nếu cán bộ dùng sổ này để kết luận một tranh chấp đất đai phức tạp thì đã vượt mục tiêu. Chủ sở hữu nghiệp vụ phải là người đặt ranh giới đó.
Sổ tay pháp lý AI chỉ vận hành bền vững khi có người sở hữu, người cập nhật, người kiểm duyệt và người dùng đúng trách nhiệm
Quản trị dữ liệu: người giữ cho nguồn sạch và có thể kiểm soát
Nếu chủ sở hữu nghiệp vụ quyết định “Sổ tay dùng để làm gì”, thì quản trị dữ liệu bảo đảm “Sổ tay có nguồn đúng để dùng”. Đây là vai trò rất thực tế: đặt tên file, quản lý phiên bản, ghi ngày cập nhật, phân nhóm nguồn, lưu nhật ký thay đổi và bảo đảm người dùng truy cập đúng phạm vi.
NotebookLM có giới hạn về số notebook, số nguồn và dung lượng nguồn. Google Help nêu rằng người dùng thông thường có thể có 100 notebook, tối đa 50 nguồn mỗi notebook; mỗi nguồn có giới hạn 500.000 từ hoặc 200MB. Điều này càng cho thấy việc quản trị nguồn không thể tùy tiện. Nếu mỗi cán bộ tải lên một bản PDF khác nhau, nhiều văn bản trùng lặp hoặc không rõ hiệu lực, AI sẽ khó truy xuất đúng và người quản trị cũng không biết nguồn nào là bản chuẩn.
Do đó, quản trị dữ liệu cần duy trì một “Danh mục nguồn chuẩn” cho từng Sổ tay. Danh mục này nên có ít nhất: tên văn bản, số hiệu, ngày ban hành, ngày hiệu lực, tình trạng hiệu lực, lĩnh vực, nhóm thẩm quyền, nguồn tải, người cập nhật, ngày cập nhật và ghi chú về văn bản sửa đổi, thay thế hoặc bãi bỏ. Đây là nền tảng để sau này kiểm tra vì sao AI trả lời như vậy và câu trả lời dựa trên nguồn nào.
Người kiểm duyệt pháp lý: “chốt chặn” trước rủi ro áp dụng sai
Người kiểm duyệt pháp lý không phải người đọc lại tất cả câu hỏi của cán bộ mỗi ngày. Vai trò của họ là thiết kế và duy trì cơ chế an toàn pháp lý cho Sổ tay. Họ kiểm tra nguồn trước khi đưa vào sổ chính, rà soát văn bản mới, xác định văn bản nào hết hiệu lực, phát hiện mâu thuẫn giữa nguồn trung ương và nguồn địa phương, đồng thời xây bộ câu hỏi kiểm thử.
Với AI tạo sinh, rủi ro không chỉ là sai dữ liệu mà còn là quá tin vào câu trả lời trôi chảy. NIST AI Risk Management Framework được xây dựng để giúp tổ chức đưa yếu tố tin cậy vào thiết kế, triển khai, sử dụng và đánh giá hệ thống AI; NIST cũng có hồ sơ riêng về AI tạo sinh nhằm nhận diện và quản lý các rủi ro đặc thù. Áp dụng vào cấp xã, điều này có nghĩa: trước khi Sổ tay được dùng thật, phải có câu hỏi kiểm thử, tiêu chí đánh giá và quy định khi nào AI phải trả lời “chưa đủ căn cứ”.
Người kiểm duyệt pháp lý nên định kỳ kiểm tra một số câu hỏi “rủi ro cao”, chẳng hạn: văn bản cũ ghi UBND huyện thì sau 01/7/2025 áp dụng thế nào; trường hợp nào Chủ tịch UBND xã được ký; khi nào phải xin ý kiến cấp tỉnh; khi nào trả lời công dân bằng văn bản; khi nào không được dùng AI để kết luận. Những câu hỏi này giúp Sổ tay không chỉ nhanh, mà còn an toàn.
Người dùng cuối: dùng AI như trợ lý, không dùng như người ra quyết định
Người dùng cuối là nhóm đông nhất: lãnh đạo, văn phòng, bộ phận một cửa, cán bộ chuyên môn. Đây là nhóm tạo ra giá trị thực tế cho Sổ tay pháp lý AI. Nếu họ biết hỏi đúng, đọc đúng và kiểm tra đúng, AI sẽ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và giảm sai sót. Nếu họ dùng tùy tiện, AI có thể làm tăng rủi ro.
Quy chế cần quy định rõ ba nguyên tắc cho người dùng cuối. Một là phải hỏi đúng notebook theo lĩnh vực. Hai là phải đọc phần căn cứ, không chỉ đọc phần kết luận. Ba là không được sao chép nguyên văn câu trả lời AI vào văn bản chính thức nếu chưa kiểm tra với nguồn gốc và thẩm quyền. AI có thể gợi ý, tóm tắt, lập bảng, tạo checklist, soát dự thảo; nhưng người có thẩm quyền vẫn phải quyết định và chịu trách nhiệm.
Điểm này đặc biệt quan trọng với lãnh đạo UBND cấp xã. AI có thể giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch kiểm tra nhanh trước khi ký văn bản, nhưng không thay thế trách nhiệm giải trình. Nếu câu trả lời AI không có căn cứ, căn cứ mâu thuẫn hoặc nguồn chưa cập nhật, người dùng cuối phải dừng lại và xin ý kiến đầu mối pháp lý.
Sản phẩm thực hành: Khung Quy chế vận hành Sổ tay pháp lý AI cấp xã
Dưới đây là khung quy chế mẫu có thể dùng để UBND xã/phường điều chỉnh thành văn bản nội bộ. Quy chế không nên quá dài, nhưng phải đủ rõ để cán bộ biết quyền hạn, trách nhiệm và quy trình xử lý.
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng. Quy chế quy định việc tạo lập, quản lý, cập nhật, kiểm duyệt và sử dụng Sổ tay pháp lý AI phục vụ hoạt động quản lý, điều hành, tham mưu, tiếp nhận và giải quyết công việc tại UBND cấp xã/phường/đặc khu.
Điều 2. Nguyên tắc sử dụng. Sổ tay pháp lý AI là công cụ hỗ trợ tra cứu, tóm tắt, đối chiếu và gợi ý nghiệp vụ; không thay thế văn bản pháp luật, ý kiến pháp lý chính thức hoặc quyết định của người có thẩm quyền. Mọi kết quả sử dụng phải được kiểm tra căn cứ trước khi áp dụng.
Điều 3. Phân công vai trò. Mỗi Sổ tay phải có chủ sở hữu nghiệp vụ, quản trị dữ liệu, người kiểm duyệt pháp lý và nhóm người dùng cuối. Một cá nhân có thể kiêm nhiệm nhưng trách nhiệm phải được ghi rõ bằng văn bản phân công.
Điều 4. Quản lý nguồn dữ liệu. Mọi nguồn đưa vào Sổ tay phải có danh mục metadata tối thiểu gồm tên văn bản, số hiệu, ngày hiệu lực, tình trạng hiệu lực, lĩnh vực, cơ quan ban hành, người cập nhật và ngày cập nhật. Văn bản chưa kiểm duyệt không được đưa vào sổ chính.
Điều 5. Quy trình cập nhật. Văn bản mới được đưa vào thư mục chờ rà soát; người kiểm duyệt pháp lý xác định quan hệ với nguồn cũ; quản trị dữ liệu cập nhật danh mục nguồn; chủ sở hữu nghiệp vụ phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng.
Điều 6. Kiểm thử và đánh giá. Mỗi Sổ tay phải có bộ câu hỏi kiểm thử tối thiểu theo nhóm nghiệp vụ. Khi có nguồn quan trọng được cập nhật, phải kiểm thử lại các câu hỏi liên quan đến thẩm quyền, hiệu lực, trình tự, hồ sơ và biểu mẫu.
Điều 7. Trách nhiệm người dùng. Người dùng phải hỏi đúng phạm vi Sổ tay, đọc căn cứ, kiểm tra trích dẫn, không dùng kết quả AI để thay thế quyết định hành chính. Trường hợp câu trả lời chưa rõ, thiếu căn cứ hoặc mâu thuẫn, phải chuyển người kiểm duyệt pháp lý hoặc lãnh đạo phụ trách.
Điều 8. Xử lý sai sót và cải tiến. Khi phát hiện AI trả lời sai, nguồn lỗi thời hoặc biểu mẫu không còn phù hợp, người dùng phải báo cho quản trị dữ liệu. Quản trị dữ liệu ghi nhận vào nhật ký lỗi; người kiểm duyệt pháp lý rà soát; chủ sở hữu nghiệp vụ quyết định phương án cập nhật hoặc tạm dừng sử dụng nội dung liên quan.
Khung quy chế này có thể mở rộng thêm các nội dung về phân quyền truy cập, bảo mật dữ liệu, lưu trữ nhật ký, chia sẻ notebook, xử lý tài liệu nội bộ và trách nhiệm khi dùng AI trong soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, với cấp xã/phường, điều quan trọng nhất là quy chế phải dùng được, dễ hiểu và có người thực hiện.
Quản trị tốt để AI pháp lý trở thành năng lực thật
Một Sổ tay pháp lý AI tốt không chỉ nằm ở việc có nhiều văn bản hay dùng công cụ hiện đại. Giá trị thật nằm ở mô hình quản trị: ai sở hữu, ai cập nhật, ai kiểm duyệt, ai dùng và ai chịu trách nhiệm khi có sai sót. Nếu UBND xã/phường cần xây dựng quy chế vận hành Sổ tay pháp lý AI, phân vai quản trị notebook, chuẩn hóa danh mục nguồn hoặc tập huấn cán bộ sử dụng AI an toàn, AIHanhChinhCong.vn có thể đồng hành theo hướng thực hành, bám sát nghiệp vụ và giảm rủi ro triển khai.
Sổ tay pháp lý AI tại xã/phường không thể vận hành theo kiểu “ai rảnh thì cập nhật, ai cần thì hỏi”. Trong môi trường hành chính công, nơi mỗi câu trả lời có thể ảnh hưởng đến quyền lợi người dân, trách nhiệm của cơ quan và tính hợp pháp của quyết định, AI phải được đặt trong một mô hình quản trị rõ ràng.
Mô hình bốn vai trò gồm chủ sở hữu nghiệp vụ, quản trị dữ liệu, người kiểm duyệt pháp lý và người dùng cuối giúp UBND cấp xã tránh tình trạng ai cũng dùng nhưng không ai chịu trách nhiệm. Khi có quy chế vận hành, danh mục nguồn chuẩn, nhật ký cập nhật và bộ câu hỏi kiểm thử, Sổ tay pháp lý AI mới trở thành công cụ giảm sai sót nghiệp vụ thật sự, thay vì chỉ là một sản phẩm chuyển đổi số có hình thức đẹp.
